ניהול תקציב: כל הדרכים לחסוך בהוצאות העסק

בעלי עסקים פועלים בכל רגע נתון לפיתוח העסק וקידומו, שתי פעולות התלויות ברובן במצבו הכלכלי של העסק. בכדי להבטיח את המשך פעילותו של העסק, נדרשות שמירה על רווחיות ואף הגדלתה עם השנים, המושגות בסופו של דבר משילובן של שתי דרכים עיקריות: הגדלת ההכנסות ולא פחות חשוב מכך – חיסכון בהוצאות

בעלי עסקים, במיוחד כשמדובר בעסקים קטנים או כאלו שבתחילת דרכם, חייבים להיות מחושבים ביותר בכל הנוגע להוצאותיהם. התנהלות כספית פזרנית ובלתי אחראית, עלולה להגדיל את ההוצאות באופן ניכר, להשפיע משמעותית על הכסף הזמין של העסק ובסופו של דבר להוות את אחת הסיבות לקריסתו מסיבות כלכליות.

 

הפחתת ההוצאות לעומת זאת, תגדיל את הכסף הזמין לחברה ואת שורת הרווח ותאפשר להשתמש בו למטרות קידום העסק, לפעילות שיווק, לחיסכון וכו'. לכן, על כל עסק לבחון היטב את הוצאותיו ולשאוף להפחיתן ככל הניתן.

 

ישנן מגוון דרכים, פעולות ואופן התנהלות בעסק, העשויות לתרום באופן משמעותי לחיסכון בהוצאות. ריכזנו עבורכם את 8 השיטות והדרכים הנפוצות ביותר:

השכרת משרד

אמנם השכרת משרד נתפסת כצעד הכרחי לניהול העסק, אך חשוב לזכור שבעידן הדיגיטל, בו רוב הפעילות הממוחשבת מתאפשרת מרחוק, השימוש במשרד לעיתים אינו באמת הכרחי. עסקים קטנים הכוללים מספר עובדים מצומצם (במיוחד עסקים בתחילת דרכם), יכולים לנצל זאת ולאפשר עבודה מהבית ובכך לחסוך את הוצאות השכרת המשרד, הכוללות בנוסף גם הוצאות חשמל, מים, אינטרנט, רכישת ציוד משרדי וכו'. חיסכון זה עשוי להגיע לעשרות אלפי שקלים בשנה ואף מעבר לכך.

 

אפשרות נוספת המקובלת כיום הינה השימוש בחללי עבודה משותפים, בהם ניתן ליהנות מעבודה בסביבה הכוללת את כל המתקנים והעזרים הנדרשים, בעלויות הנמוכות באופן משמעותי מעלויות השכרת משרד פרטי.

חיסכון באנרגיה ונייר

בין ההוצאות השוטפות הנחשבות לגבוהות ביותר, נמצאות הוצאות החשמל והציוד המשרדי. בהוצאות אלה ניתן לחסוך על ידי התנהלות אחראית ומבוקרת של העובדים. יש להימנע משימוש בטמפרטורות קיצוניות במזגן, מהשארת תאורה שאינה הכרחית דולקת, מהשארת מחשבים ומסכים עובדים, מהדפסה מיותרת, משימוש במדפסות בזבזניות וכו'.

בחינת מחירי ספקים

יש להקפיד לבצע השוואת מחירים בין מספר ספקים טרם בחירה בכל ספק וגם לאחריה, על מנת לדאוג לקבל ציוד, סחורות ושירותים במחירים המשתלמים ביותר. כמו כן, ניתן לבצע מעת לעת מו"מ גם עם ספקים קבועים על מנת לנסות ולמזער אף יותר את העלויות (בקשת הנחה על כמויות, הנחה על היקף פעילות וכו').

כוח אדם

הוצאות השכר עשויות להוות לעיתים חלק נכבד מהוצאות העסק החודשיות. לכן, על כל בעל עסק לבחון האם הוצאות אלה מוצדקות והאם ניתן להקטין אותן מבלי לפגוע באיכות העובדים ובאיכות העבודה.

 

בעת בחירת העובדים, ישנם תפקידים אליהם ניתן לגייס עובדים חסרי ניסיון ובכך לחסוך את התוספת הנדרשת על ידי עובדים וותיקים יותר. כמו כן, ניתן לבחון אפשרות לעבודה עם פרילנסרים, להם ניתן לשלם שכר לפי פרויקט או באופן שעתי ובכך להימנע מתשלום שכר לעובד קבוע, על שעות ואף ימים בהם העבודה מועטה.

 

אפשרות נוספת ואף הכרחית לחיסכון בעלויות שכר הינה בחינת כמות העבודה בפועל של העובדים, על מנת לוודא שלא קיימת אבטלה סמויה ולבדוק אם ניתן לאחד תפקידים ולהאציל סמכויות, לרכז את העבודה אצל פחות עובדים ובכך לצמצם את כמות העובדים ואת הוצאות השכר החודשיות.

 

בכל אופן – חשוב להשקיע בעובדים הקיימים, על מנת להבטיח שבטווח הרחוק עובדים אלו יגדילו את הכנסות העסק ויסייעו לפיתוחו וקידומו.

ציוד הכרחי

יש לרכוש ציוד הכרחי בלבד ולהימנע מהוצאות על פריטים שאינם נדרשים או שאיכותם גבוהה מהנדרש (מחשבים חזקים מידי, ריהוט יוקרתי, מכשירי חשמל יקרים וכו'). כמו כן, יש לוודא שקיימת בקרה על המלאי ועל רכישתו וכי לא מתבצעת רכישה פזרנית או מיותרת.

חיסכון בעלויות שיווק

כיום, פעילות השיווק ברשת הפכה לאינטואיטיבית, קלה לביצוע וזולה. כך, יכול כל בעל עסק לנקוט במגוון פעולות שיווק, במיוחד ברשתות החברתיות, ללא כל צורך בסיוע מחברה או בעל מקצוע ובכך לחסוך משמעותית את עלויות הפרסום והשיווק.

 

כל שעליכם לעשות לשם כך הוא להיעזר בפלטפורמות השונות ובמידע הרב הזמין והנוגע לפרסום בהן ולפרסם בעצמכם, במיוחד בתחילת הדרך. כמו כן, היו הדוברים של עצמכם ואל תיעזרו לשווא באנשי שיווק או דוברות, אם אין בכך צורך ממשי. חשבו על דרכים יצירתיות למשיכת תשומת ליבם של לקוחותיכם הפוטנציאליים ברשתות החברתיות וליצירת בולטות.

שימוש בטכנולוגיה ובאוטומציה

הטכנולוגיה של ימינו מאפשרת לעסקים לוותר על בעלי מקצוע ולהיעזר בתוכנות ייעודיות לשם ביצוע מגוון משימות ופעולות שגרתיות של העסק. כך, באמצעות תוכנות ומערכות הזמינות לכל, ניתן לבצע פעולות הנהלת חשבונות, הפקת חשבוניות ודרישות תשלום, שליטה ומעקב אחר פעילות הלקוחות, פעולות שיווק ופרסום, ניהול תוכן באתר הבית של העסק, ניהול המכירות, ניהול רכש, מעקב אחר הכנסות והוצאות ועוד.

 

כל אלו מאפשרים לבעל העסק לחסוך באופן משמעותי בעלויות שכר העובדים, בעצם הוויתור על העסקת בעלי תפקידים, הניתנים לביצוע בקלות ובמהירות בעזרת תוכנות המותאמות אישית לעסק ובחלקן אף מבצעות את ייעודן ללא כל צורך בהתערבות יד אדם.

סדר ובקרה

אלו הם הצעדים החשובים ביותר לכל עסק, הנחוצים על מנת לוודא פעילות תקינה ולמנוע כל בזבוז כספי. עבודה בצורה מסודרת, מעקב נכון אחר ההוצאות השוטפות וביצוע בקרה אחר התנועות הכספיות יסייעו באיתור מקורות בזבוז ובחיסכון בעלויות.

 

חתירה לחיסכון בעלויות הינה אחת הפעולות ההכרחיות לכל עסק ומהווה בסיס להתנהלות כלכלית נכונה ויעילה ואין להקל ראש בחשיבותה. זכרו שבסופו של דבר, מחסור בכסף או התנהלות כספית לא נכונה ולא אחראית, הינם הגורמים העיקריים לכישלונם של עסקים ולסגירתם.