דוח מע"מ – המדריך המלא למע"מ לבעלי עסקים

נכון לחודש יולי שנת 2023 , אחוז המע"מ בישראל הוא בשיעור של % 17 . כלומר כל אדם שרוכש פריט בסופרמרקט כמו לדוגמה סבון או גבינה, משלם עלות מסוימת אשר כוללת בתוכה מס זה. כאשר מדובר בסחורות הנמכרות בין עסקים, כמו לדוגמה מחשבים או ריהוט, רשום בכל חשבונית את הערך של הסחורה, סכום המע"מ שנגזר מסכום זה ולאחר מכן הסכום הכללי לתשלום, שהוא כולל מע"מ.

כל מי שפותח עסק חדש ומעוניין להיות עוסק מורשה באופציית ניהול הספרים שלו, פונה לשלטונות מע"מ ומבקש לפתוח תיק לעסק שלו. תהליך זה מתנהל באופן ידני על ידי מילוי הטפסים הרלוונטיים הכוללים את פרטי העסק, מידע על הבעלים ופרטי חשבון הבנק לצורך החזר מע"מ, או לחלופין אפשר לבצע זאת בקלות באמצעות יועץ מס או רואה חשבון, אשר מקושר לתוכנה ייעודית למטרה זו.

איש המקצוע משדר את כל הנתונים על פי ההנחיות ובהתאם לכך פותח תוך דקות בודדות תיק מע"מ לכל עסק חדש. אחת השאלות המהותיות בעת פתיחת התיק היא צפי ההכנסות עד תום השנה. יש הבדל משמעותי אם פעולה זו מתבצעת בחודש ינואר כך שיש 12 חודשי הכנסות, או לחלופין אם פתיחת התיק מתבצעת בחודש אוקטובר, כשנותרים רק שלושה חודשי פעילות עסקית עד תום השנה.

אם צפי ההכנסות הוא נמוך, מועד הדיווח שייקבע הוא דו חודשי ואילו כאשר צפי ההכנסות הוא גבוה, מועד דיווח מע"מ יהיה חד חודשי.

בעסקים גדולים עובד מנהל חשבונות אשר מבצע את תחשיב הדיווח והתשלום למע"מ ובעסקים קטנים יותר מועברים בדרך כלל המסמכים למנהל חשבונות במשרדו של יועץ המס או רואה החשבון ושם מתבצעים כל החישובים הנדרשים.

דיווח מע"מ הוא טבלה אשר מורכבת מכמה נתונים אקוטיים:

• כל ההכנסות שהיו בחודש מסוים עבור עוסק אשר נקבע לו דיווח חד חודשי, כמו לדוגמה עבור עסקאות שבוצעו בחודש יוני, הדיווח והתשלום בגין נתוני חודש זה יתבצעו עד 15 בחודש יולי.
• או לחלופין כל ההכנסות של עוסקים דו חודשיים שבוצעו במהלך חודשיים כמו לדוגמה מרץ אפריל, הדיווח והתשלום עבורם מתבצע ב – 15 לחודש מאי. 
• מנהל החשבונות קולט מהלקוח ממשק שכולל את כל ההכנסות בתקופה הרלוונטית – ללא מע"מ והוא מחשב את סך המע"מ שהוא כעת % 17 . זה הסכום שעליו לשלם על פי הכנסותיו. 
• אך לאור העובדה שבעל העסק גם רכש סחורות שונות וקנה שירותים עבור העסק, הוא שילם את המע"מ עבור קניות אלו. לכן סכום זה של המע"מ, מקוזז מהתשלום על פי התחשיב שבוצע.
• אם לדוגמה סך ההכנסות הוא 50,000 ₪, על העוסק לשלם מע"מ בסך 8,500 ₪. 
• אך כאשר בוחנים את המע"מ על הוצאותיו, מתברר שהוא שילם לדוגמה 6,200 ₪. לכן בדוח מע"מ מפרט מנהל החשבונות את הנתונים האלו ולכן התשלום לאחר קיזוז הוא בסך של 2,300 ₪ בלבד. 
• דיווח מע"מ מפורט כולל גם עסקאות שבוצעו אך לא חל עליהם מע"מ, כמו לדוגמה עסקאות הקשורות באזורי סחר חופשי כמו העיר אילת. 

דוח מע"מ ותשלום המס בפועל הוא אחד הנושאים החשובים ביותר בהתנהלות בכל עסק ולכן יש להקפיד על תשלום דוח מע"מ במועד, כיוון שכל איחור גורר קנסות וזו התנהלות לא תקינה מול משרדי מע"מ. כל עוסק לומד עם הזמן את אומדן הכספים שעליו לשריין בכל חודש למען מטרה זו, כדי שלא יוצר מצב שאין ברשותו את הכספים הנחוצים לכך אף על פי שהוא גבה מע"מ מלקוחותיו.

בעבר משרדי מע"מ שלחו לכל עוסק מורשה בכל תחילת שנה פנקס דיווחים ותשלומים ומנהל החשבונות הכין את הדוח הרלוונטי בכל חודש או חודשיים על פי הקביעה. בהתאם לכך הוא הכין גם המחאה והתשלום בוצע בבנק הדואר או בבנק. אך במציאות העכשווית רוב יועצי המס ורואי החשבון מקושרים לתוכנה של מע"מ ולכן הם משדרים עבור כל אחד מהלקוחות שלהם דיווח מע"מ מקוון על פי הנתונים החשבונאיים.

לצורך כך העוסק מחתים את נציג השירות בבנק על הרשאה לחיוב חשבון על פי קוד המוסד של מע"מ ומנהל החשבונות משדר בכל חודש או חודשיים על פי שיטת הדיווח, את הסכום לתשלום שמשתנה בכל חודש. לעוסקים אשר פועלים בדרך חדשנית זו יש יתרון מהותי כיוון שהם אינם צריכים להגיע לדואר או לבנק ולבזבז על כך זמן רב. מעבר לכך מע"מ מעניק כמה ימי אשראי ללקוחות אלו ולכן התשלום בפועל יורד מחשבון הבנק לא ב – 15 לחודש אלא רק סביב ה – 20 בחודש. במקרים רבים הימים האלו הם למעשה סיוע רב לעסקים רבים שמצבם הכספי הוא דחוק ואמורים לקבל כספים מהלקוחות בתאריכים האלו.

מנהל החשבונות שהוא בעל מיומנות גבוהה בנושא דיווחי מע"מ, יודע באופן מדויק אילו הוצאות מוכרות לעניין מע"מ ואילו הוצאות אינן מוכרות למטרה זו ולכן אין לקזז אותן. אפשר לקזז לדוגמה עלויות של רכישת חומרי גלם, סחורות, רכישה של חומרי ניקוי ושל כיבוד למשרד. לעומת זאת כאשר מדובר בדלק הקיזוז הוא חלקי בלבד.

בסופו של תהליך זה ולאחר בדיקה מעמיקה של כל המידע שהגיש הלקוח, מתבצע התחשיב הסופי ועל פיו ממלא מנהל החשבונות את הדיווח ומבצע את שידור הדוח והתשלום בפועל.

בפעילות העסקית הנורמטיבית של העסקים השונים, משלם העסק בדרך כלל מע"מ על פי חישובי ההכנסות מול ההוצאות המוכרות.

אך יש גם מקרים של החזרי מע"מ שבהם המע"מ ששולם על ידי העוסק המורשה הוא גבוה יותר מסך המע"מ שהוא גבה עבור ההכנסות. יש כמה מקרים שמאפיין אותם החזר מע"מ כמו לדוגמה:

• עסק חדש שבמסגרת ההיערכות שלו היה צורך בקנייה של מוצרים רבים כמו ריהוט ומחשבים. לעומת זאת ההכנסות היו מינוריות בתחילת הדרך ולכן נוצר החזר מע"מ לאור הקיזוז. 
• זה קורה גם בתהליכים מיוחדים של יבוא שיוצר יתרה שלילית.

כל דוח של החזר מע"מ נבדק בקפידה במשרדי מע"מ ואם הכול תקין מועברים הכספים לחשבון הבנק של העוסק מורשה תוך פרק זמן קצר יחסית.

משרדי מע"מ קובעים את מספר העוסק מורשה לכל עסק בדרך זו:

• אם מדובר בעוסק מורשה של אדם שהוא עצמאי, על פי מספר תעודת הזהות של בעל העסק שפתח את תיק מע"מ.
• אם מדובר בשותפות רשומה המורכבת משניים או משלושה שותפים, משרד מע"מ קובע עבורה את מספר העוסק מורשה שהוא זהה למספר של השותפות הרשומה.
• אם מדובר בחברה פרטית, העוסק מורשה הוא הח.פ./ שנקבע על ידי רשם החברות ברשות התאגידים.
• אם מדובר בחברה ציבורית, העוסק מורשה הוא הח.צ./ שנקבע על ידי רשם החברות ברשות התאגידים. 
• אם מדובר באיחוד עוסקים, משרד מע"מ קובע מספר חדש לדיווח של כל החברות יחד.

לישראלים רבים יש כמה חברות אשר הפעילות העסקית שלהן כרוכה זו בזו. לכן הם פונים לשלטונות מע"מ ומבקשים לדווח בכל חודש באמצעות שיטת איחוד עוסקים. באופציה זו מנהל החשבונות מבצע את התחשיבים של כל אחת מהחברות ולאחר מכן מבצע תחשיב מרוכז של כולן יחד.

אם לדוגמה מדובר בשלוש חברות שאלו הנתונים שלהן בחודש מסוים:

1. חברה מספר 1 אמורה לשלם מע"מ בסך 80,000 ₪. 
2. לחברה מספר 2 נוצר החזר מע"מ בסך 55,000 ₪. 
3. לחברה מספר 3 יש תשלום בסך 12,000 ₪.

במקום לשלם מע"מ בשתי חברות ולקבל החזר מע"מ בחברה השלישית, מבצעים סינרגיה בין כולן ולכן איחוד העוסקים משלם באמצעות הוראת הקבע רק 37,000 ₪.

כדי לפתוח איחוד עוסקים יש לפנות למשרדי מע"מ באופן פיזי או לשדר את כל נתוני החברות ולאחר קבלת האישור למהלך זה מקבל איחוד העוסקים מספר שהוא עוסק מורשה מאוחד.

עוסק מורשה עצמאי, שותפות רשומה או חברה אשר מחליטים לסגור את העסק מכל סיבה שהיא, אמורים להגיש את הדוח ולשלם את התשלום האחרון עבור חודשי הפעילות האחרונים ולאחר מכן הם יכולים לסגור את התיק במשרדי מע"מ.

קיימת חשיבות רבה לבצע מהלך זה, כיוון שללא דיווח סיסטמתי המערכת תבצע הערכה של חובות העוסק בכל חודש על פי ההכנסות הממוצעות בחודשים קודמים ולכן יקבל העוסק קביעות על חוב לכאורה. בהליך זה עלול להצטבר סכום גבוה מאד של חובות לכאורה ויהיה על העוסק המורשה להוכיח שלא היו כלל הכנסות בחודשים הרלוונטיים.

לכן ההמלצה היא לסגור את התיק לאלתר עם קבלת ההחלטה על סגירת העסק, או לחלופין להגיש בשלב ראשון דוחות אפס בכל חודש במועד שנקבע וזאת ללא איחורים, ולאחר כמה שבועות או חודשים בהתאם להתנהלות העסקית, להגיש בקשה לסגירת התיק. ענייני מע"מ עלולים להיות מורכבים ולכן נדרשת הכוונה של רואה חשבון.