מערכות ERP המומלצות ביותר (2024)

בחברות ובעסקים מתקדמים בארץ ובעולם, מותקנת מערכת ERP אשר מעניקה מענה מושלם לצרכים הפנים והחוץ ארגוניים שלהם

מערכת ניהול כוללת מסוג זה, יוצרת שילוב מיטבי בין כל האגפים בעסק ומאפשרת ניהול מרכזית ואחידה לתפעול כל התהליכים הנחוצים כדי להגיע למטרות וליעדים שהעסק הציב לעצמו. היישום של מערכת זו עושה סדר מעולה בכל ארגון ולכן ככל שמהלך זה יבוצע מוקדם יותר בעסק, כך יהיה לו ערך מוסף רב יותר.

Enterprise resource planning היא מערכת מתקדמת אשר חולשת על כל רבדי הפעילות העסקיים. המערכת מסייעת להתנהלות השוטפת אשר מתחילה משלבי התכנון של מהלכים מסוימים, שימוש בכל מערך המידע, עיבוד הנתונים וניהול העסק ברמה הגבוהה ביותר.

המערכת בנויה מכמה ממשקים הפועלים באופן דומה במחלקות השונות. על פי ההרשאות יכול כל אחד מהעובדים של העסק לפעול במערך זה וכל שאר העובדים המורשים בכל רובד יראו גם הם את הנתונים הישנים והחדשים ויוכלו לצפות או לפעול על פי הגדרת התפקיד שלהם. המטרה היא ליצור תוכנה אשר שלובים בה הפעילויות השונות בכל השלוחות העסקיות כמו במחלקות השונות בחברה. מיזוג של כל המידע יחד מאפשר להנהלה לראות את התמונה הכוללת.

מנהלי העסק קובעים את מערך ההרשאות, וכך אנשי המכירות פעילים בקטגוריה זו, אנשי הכספים בקטגוריה שלהם וכו'. לחברי הנהלה רבים יש אפשרות להימצא בכל הקטגוריות וזאת כדי שיוכלו לראות את התמונה הכללית בתחומי העיסוק של העסק.

העבודה על הטמעת מערכת ERP מתחילה באפיון צרכי המערכת, התאמה לצרכים של כל עסק ספציפי על פי העיסוק שלו כדי להעניק לו פתרונות ניהוליים מדויקים. תוך ביצוע תהליכים של אפיון, פיתוח, יישום, הטמעה תמיכה ושירות על ידי חברה מובילה בתחום זה שמבצעת מהלך כולל זה בשיטת one stop shop. 

אנשי ההנהלה חייבים להיות מעורבים בתהליך מורכב וסבוך זה. בשלב ראשון מתבצע הליך של היתכנות כדי לוודא שהמערכת עשויה להיות מותאמת לפעילות העסקית. אם הדבר אפשרי עקרונית, מקדמים מהלך זה לאחר שנבדקו ואושרו סדרי הגודל של העלויות הכספיות. 

לכן ממנים בדרך כלל איש הנהלה אחד שיהיה החוט המקשר בין אנשי ה – ERP להנהלה כדי ליצור הכנה מושלמת של התהליכים הנדרשים וזאת לאור העובדה שיהיה גם צורך לבצע שינויים והתאמות של תהליכים הקיימים היום. ברור לכל העובדים שלעיתים יהיה קשה להתרגל להנחיות החדשות אך לאחר תקופת ההסתגלות והתאמות כולם יבינו שזו הדרך הנכונה ביותר לקידום העסק.

תהליך ההטמעה מצריך בדיקה של המערכות הטכנולוגיות הקיימות בעסק כדי לוודא שהן מתאימות לכל הנדרש ובמידת הצורך מבצעים שינויים כמו התקנת שרתים חדשים, מערך תקשורת ומערך מחשוב משופר. 

לאור השימוש הרב במכשירי הסמרטפון גם בעבודה השוטפת, מבצעים התאמה מושלמת לביצוע הפעולות הנדרשות מהעובדים גם באמצעות הטלפון הסלולרי, זאת עבור כל העובדים שנמצאים בשטח כמו באתרי הבנייה, רשתות השיווק, נהגים וכל עובד אחר בכל תפקיד שהוא נייד. 

הכנת המערכת ותהליך ההטמעה שלה אינו עניין של מה בכך ובדרך כלל מדובר במהלך שהאורך שלו הוא כמה חודשים ולעיתים אף מעבר לכך. זו הסיבה שיש לחלק את המשימות השונות בין העובדים שאחראים להפעלת המיזם. כל אחד מהם עושה את מרב המאמצים כדי שכל המשימות יתבצעו באופן מושלם על פי לוח הזמנים שנקבע, כדי לא ליצור עיכובים בהפעלת המערכת המתוחכמת לתועלת העבודה השוטפת.

מאז פרוץ מגפת הקורונה קיימת חשיבות גדולה פי כמה לניהול אופציית ERP על ענן. זאת כדי לאפשר לעובדים עבודה מרחוק מביתם. לאור זאת הסנכרון של כל המידע יתרחש בזמן אמת. השימוש בענן יאפשר לכל עסק שיטות הצפנה ואבטחה מתקדמות כדי לשמור על מלוא המידע ולעשות כל שניתן כדי שלא תהיה זליגה של מידע או מתקפת סייבר הרסנית.

בדרך זו כל המידע נשמר לשנים רבות באמצעות גיבוי ייחודי שמבצע שרת הגיבוי. המטרה היא שבכל תרחיש אפשר יהיה לשחזר את מלוא הנתונים כדי שהעסק יוכל להמשיך לתפקד.

• משאבי אנוש

מערך כוח האדם הוא שונה בכל מקום עבודה. כשמדובר בתאגידי ענק יש סמנכ"ל משאבי אנוש אשר חולש על מחלקות רבות כמו:

• • מחלקת גיוס ושימור עובדים.
  • הטבות ושכר עובדים.
  • הכשרת עובדים ומתן השתלמויות מקצועיות.
  • מעקב וניהול הביצועים של כל אחד מהעובדים והפעלת מערך בקרה על כך.
  • האגף לבטיחותם ובריאותם של העובדים.
  • פעולות רווחה למען העובדים.
  • מעורבות ותקשורת בכל הקשור לכוח האדם.
  • טיפול בנהלי עבודה ובהגדרת התפקידים השונים.

• כספים.
  • יצירת התאמה של המידע החשבונאי עם התנועות בחשבונות הבנק
  • ביצוע פעולות גביה מהלקוחות
  • פיקוח על כל הנהלת החשבונות של העסק
  • עריכת דוח תקציב שנתי
  • עריכת תזרים מזומנים לשלושה חודשים קדימה תוך עדכון מתמיד
  • עריכת דוחות רווח והפסד חודשיים / רבעוניים על פי הנהוג בכל עסק תוך העמסת כל ההוצאות הנלוות
  • תמחור של מוצרים ושל תהליכים במפעלים
  • פיקוח על כך שמתבצעות כל הפעולות הנדרשות מבחינת הרגולציה כמו דיני מיסים, עבודה וחוזים
  • ביצוע כל תשלומי המיסים לרשויות השונות ופיקוח על כך
  • ביקורת פנים בחברות גדולות

• יכולת קבלת החלטות לאור המסקנות מהנתונים הפיננסיים

• תהליכי ייצור
  • מידע תפעולי ותמחירי על מערך הייצור
  • הגדרות של ייצור מורכב או פשוט
  • תהליכי ייצור מורכבים תוך פירוט ההליכים
  • ניהול רצפת הייצור 
  • איסוף מלוא המידע לגבי רכישה ושימוש בחומרי גלם
  • פיקוח והסקת מסקנות לגבי החזר מוצרים – כשל בייצור או סיבות אחרות

• מצב המלאי של כל מוצר במחסנים
  • סנכרון של המלאי על פי נתוני הייצור ונתוני הצריכה
  • מדיניות הרכש 
  • קביעת מלאי מינימום
  • מלאי דינמי לפי קצב המכירה 
  • שרשרת אספקה

• מידע מפורט של מכירות ופדיון 
  • באתר האינטרנט
  • בכל פלטפורמת מסחר בישראל ובעולם כולל שימוש במטבעות זרים
  • בכל חנות קמעונאית
  • ברשתות השיווק 

• מתן אשראי ללקוחות בבקרה מלאה 
  • בדיקה של רמת ניצול האשראי שהוגדר לכל לקוח
  • רמת הסיכונים על פי מידע מ – BDI
  • מעקב אחר התשלומים בפועל

• שיווק ומכירות
  • צפייה במידע בזמן אמת על הפעולות השיווקיות בהתאם לאסטרטגיה השיווקית של העסק
  • מעקב אחר המכירות בפועל בפלטפורמות השונות
  • שיפור תהליכים על פי הצורך ומעבר לשיטות חדשניות
  • ריכוז עלויות נלוות של פעולות השיווק והמכירות ליצירת המסלולים המיטביים והיעילים ביותר

• פרסום
  • מעקב באמצעות התוכנות החדשניות על תוצאות הפרסום במסלולים השונים, מול ההשקעה בהם
  • ביצוע שינויים להגברת הפרסום, האטה שלו, שינוי שיטות הפרסום

• לוגיסטיקה
  • מעבר לשיטות לוגיסטיות חדשניות התואמות את הצורך במיוחד אם מדובר בהפעלת פלטפורמות מתקדמות כמו חנויות אינטרנטיות
  • ביצוע ומעקב אחר התקשורת הרב ערוצית עם המחסן, המפיצים ולקוחות הקצה
  • ייעול שיטות שינוע 

• ייבוא וייצוא
  • עריכת השוואות לגבי כל משלוח לכדאיות מקסימלית בשילוח אווירי או ימי
  • מעקב אחר קבלת או שילוח של משלוחים ברחבי העולם
  • ייעול שיטות עבודה ובקרה מתמדת 

• תפעול
  • ניהול מערך ההזמנות של החברה
  • כל פעולות האדמיניסטרציה, כמו ניהול יומנים וישיבות 
  • ניהול פורטל של העסק שמרכז את כל המידע והנהלים
  • ניהול אתר האינטרנט של העסק

• קשרי לקוחות
  • ניהול שירות הלקוחות
  • תיעוד ובקרה של מלוא המידע המשויך לכל לקוח

• ניהול פרויקטים
  • תכנון כל פרויקט הנדסי/אדריכלי וכו' מתחילתו ועד סופו
  • מעקב מדוקדק אחר יישום הפרויקט בשטח על פי שלבי העבודה
  • ניהול הכשלים, התקלות והליקויים, תוך ניתוב הפעולות שאמור לבצע כל צוות כדי לטפל בבעיות שנוצרו 

• ניהול נדל"ן מניב של העסק 
  • הכנת מידע מפורט לגבי הגודל של כל חנות
  • קביעת עלויות שכר דירה ודמי ניהול לכל שוכר
  • ניהול מערך הגבייה
  • ניהול שוכרים ועריכת שינויים והתאמות
  • ניהול פעולות ועלויות אחזקה, הוצאות כספיות קבועות ומשתנות

• הרחבת האינטגרציה על פי הצורך לרבדים נוספים שבהם יש פעילות בחברה.

מנהלים רבים מבינים את הצורך בהימצאותה של מערכת ניהולית כוללת ולכן הם מקדמים זאת ומבצעים את כל ההיערכות למען מטרה זו.

אך רק כאשר המערכת מתחילה לפעול וכל העובדים מסתגלים לאט לאט לשינויים, לאור היכולות המפתיעות של המערכת המתקדמת, הם מבינים את הערך המוסף הרב אשר נוצר בעסק. דברים רבים נראים אחרת, מידע צף למעלה והכל הרבה יותר ברור ונוח לשימוש.

דוחות שנראו בעבר סבוכים ומורכבים מתקבלים כעת בלחיצת כפתור לאור ההכנה הראשונית ולכן קל הרבה יותר לחברי ההנהלה להסיק מסקנות ולבצע את השינויים הנדרשים בזמן אמת ולא רק לאחר כמה ימים, שבועות או חודשים שבהם העסק הפסיד כספים לאור מהלכים שגויים.