הפקת אירועים עסקיים – חברות הפקה מומלצות ביותר (2024)

במקרים מסוימים עדיף לשכור אנשי מקצוע לשם הפקת אירוע עסקי מוצלח. הדבר נכון בעיקר כאשר מדובר באירועים עסקיים גדולים יחסית, או אירועים חשובים במיוחד המהווים חלק מאסטרטגיית שיווק או צמיחה של העסק.אנשי מקצוע רלוונטיים בהקשר זה יכולים להיות מפיקים המתמחים ספציפית באירועים עסקיים ואירועים לחברות, משרדי יחסי ציבור אשר ידעו לבנות עבורכם אסטרטגיית קידום וחשיפה נכונה ועוד.

בהפקת האירוע בכוחות עצמכם אתם נדרשים לבנות תוכנית מיוחדת ועשירה בתוך תקציב מוגדר, כל זאת עם ספקים מקצועיים ואיכותיים, עם תכנים יצירתיים וחדשניים המותאמים לקהל שלכם. כדי לבדוק איכות והתאמה לצרכים שלכם, הדבר מחייב אתכם לרוץ לראות ספקים בפעולה ולתור בין מקומות פוטנציאליים.

כדי לבנות הפקה עליכם לתאם בין כל הגורמים, לשאת ולתת מול כל גורם על התנאים הכי טובים, להוציא הזמנות עבודה, לסגור פרטים קטנים, לנהל את האירוע ביד רמה, שכל המתוכנן והמסוכם אכן יקרה בפועל והאירוע "יתקתק" כמו שצריך, כלומר נדרש מכם לפנות את עצמכם מעבודתכם השוטפת במשך כמה חודשים (במקרה הטוב) ולהפוך עצמכם למפיקי אירועים. מטלה שמצריכה מכם ללא ספק השקעה מרובה של זמן ואנרגיות.

להמציא את הגלגל מחדש בכל אירוע, כשזה לא התפקיד לו יועדתם וכשאינכם מצויים בשוק האירועים – יכול להפוך למעמסה כבדה ומתישה, השואבת אנרגיות וזמן יקר לטובת אירוע חד פעמי. בדיוק לשם כך קיימות חברות ההפקה.

תפקידה של חברת הפקה טובה לפנות אתכם לגמרי ממטלה זו, להיות מקורית ויצירתית על מנת לרגש, להביא חדשנות ומקצוענות, לשלב ספקים איכותיים ומקצוענים במחירים הכי טובים בשוק עם תנאים הכי נוחים לעבודה, לתת לכם שירות זמין, גמישות ונועם בעבודה לאורך כל הדרך, על מנת שאתם תוכלו להיות אורחים "בראש שקט" באירוע שלכם.

יריית הפתיחה של כל אירוע או כנס מוצלח הוא לא בשעה שבה מגיע ראשון האורחים, אלא בשעה שבה נחתמים החוזים אל מול הספקים האמונים על ארגון האירוע העסקי. קראו כאן את הטיפים לבחירה נבונה שתבטיח אירוע מושקע.

ותק וניסיון של מפיקי האירוע

בחרו באנשי מקצוע שכבר היו שותפים להפקה של אירוע דומה לשלכם, כגון: אירוע השקה, מיתוג מחדש או התמזגות, ויכולים "להביא קבלות" להצלחת האירוע. במידה ובחרתם בחברה שאינה למודת ניסיון מומלץ להכין תכנית עבודה מסודרת ומנומקת בכדי להעלות את סיכויי הצלחת האירוע.

אספו חוות דעת מלקוחות קודמים

במסגרת החיפושים אחרי ספקים לאירוע פנו ללקוחות קודמים של החברה הפוטנציאלית על מנת לשמוע את חוות דעתם, ואת התרשמותם לטוב ולרע. כך תוכלו לגלות נקודות תורפה או נקודות חוזק ולבחון באובייקטיביות האם להיעזר בשירותי חברה זו. ספקים אמינים וטובים ישמחו לתת לכם את מספרי הטלפון של לקוחות מרוצים כדי שתוכלו לשאול אותם בנוגע לחוויית השירות שקיבלו החל משלב הצעת המחיר, דרך חתימה על חוזה להזמנת שירותים ועד התוצאה הסופית שהיא הפקת האירוע.

חשבו על התקציב

טווח המחירים משתנה בהתאם לשירותים המוצעים לכם על ידי הספקים השונים. למעשה, עבור אותו שירות תוכלו לקבל טווח רחב של מחירים, מה שעשוי להקשות על ההחלטה הסופית שלכם. לפיכך, חשוב שתגדירו מראש את התקציב שבאפשרותכם להשקיע עבור האירוע כולו ועבור כל אחד מהספקים השונים שאתם רוצים להשתמש בשירותיו. בעת הגדרת התקציב קחו בחשבון שייתכנו חריגות בתקציב של בין 20%-30%, והכניסו את החריגות האלה מראש לשקלול.

ערכו סקר שוק

לא משנה מהו התקציב שהגדרתם לעצמכם, חשוב לערוך סקר שוק בין הספקים השונים על מנת לוודא שאתם מקבלים את השירות הטוב והמקצועי ביותר המתאים לתקציבכם. פנו לשלושה או ארבעה ספקים לפחות בכל תחום רלוונטי לאירוע, וערכו השוואה לפי הפרמטרים של ניסיון, עלות, שירות, רלוונטיות לאירוע שלכם וכדומה.

לסיכום, בחירת הספקים הנכונים לאירוע היא קריטית להצלחת האירוע כולו, כך שלמעשה גם אם מצאתם את המקום המושלם, בין אם זה היכל קיסריה או מרכז כנסים בתל אביב, אם לא תבחרו את נותני השירות המתאימים ביותר לסוג האירוע שאתם מתכננים, האירוע עלול להסתמן ככישלון חרוץ.