הפקת אירוע עסקי – איך לבחור את המקום המתאים?

הדבר החשוב ביותר שיש לשים עליו דגש בבחירת המקום שבו יערך אירוע עסקי הוא המיקום. מיקום גאוגרפי הוא דבר חשוב שכן, בחירת מיקום באופן לא מספיק טוב, תגרום לכך שלא כל מי שהזמנתם לאירוע העסקי יוכל להגיע אליו. לכן, מומלץ שהמיקום יהיה מרכזי ונוח להגעה מכל מקום בארץ, הן בתחבורה ציבורית והן ברכב פרטי.

את המקום לאירוע יש לבחור בהתאם לסוג האירוע העסקי. אם מדובר באירוע עסקי כבד יותר מבחינת התוכן שלה, יש לבחור בחלל התואם את האווירה. אם מדובר במסיבת השקה קלילה יותר, המקום שיבחר צריך לענות באופיו ובעיצובו לאווירה זו.

כמות המוזנים – עוד פרמטר חשוב הוא כמובן כמות המוזמנים שלכם. עליכם להעריך בצורה הכי קרובה שניתן, כמה אנשים יגיעו לאירוע שלכם, על מנת שתוכלו לבחור במקום בעל אפשרות לאכלס את כלל המוזמנים שלכם בצורה נוחה, נעימה ואיכותית.

פרמטר חשוב מאוד שכדאי לשים עליו דגש הוא התקציב שלכם עבור האירוע העסקי. חשוב לזכור שאירוע עסקי איננו כולל רק את המקום שבו הוא יערך, אלא גם קייטרינג תואם ועוד ועל כן, יש לתכנן את התקציב בצורה נכונה ולהקדיש את הסכום הרלוונטי ממנו למציאת המקום המתאים לאירוע שלכם.

אחד הדברים החשובים ביותר בבחירת המקום שבו תערכו את האירוע שלכם הוא כמובן החנייה. אין ספק שאי מציאת חנייה זה דבר שיכול לגרום עוגמת נפש רבה למוזמנים שלכם. על מנת שהאירוע שלכם יתחיל בצורה טובה ונעימה, חשוב שהמוזמנים שלכם לא יכנסו אליו בחוסר מצב רוח בשל בזבוז זמן רב על חיפוש מקום חנייה.

חשוב לבחון במקום שבו אתם בודקים לצורך האירוע שלכם, איזה שירותים הוא מציע מלבד המקום עצמו. האם הוא מציע שירותי דקורציה, וידיאו, קייטרינג במקום ועוד.

דבר חשוב נוסף הוא האקוסטיקה במקום. יש לבחור מקום בעל אקוסטיקה המתאימה לסגנון ואופי האירוע שלכם.

נגישות היא דבר בסיסי וחשוב מאוד כיום ועל כן, רצוי לבחור במקום נגיש עבור בעלי צרכים

תכנון אירוע עסקי כאמור איננו דבר פשוט. כיום ניתן למצוא לא מעט חברות המציעות שירותי הפקת אירועים בכלל והפקת אירועים עסקיים בפרט. אם אתם תוהים אם ניתן לחסוך את שירותי החברה אשר עוסקת בתחום הפקת אירועים ופשוט להפיק את האירוע שלכם באופן עצמאי, הרי שבהחלט תוכלו לעשות זאת.

אך חשוב שתדעו מראש שעל מנת לעשות זאת באופן עצמאי, עליכם לפנות מספיק זמן לעסוק בכל העניינים הטכניים הנוגעים למציאת המקום המתאים לאירוע, בחירת התוכן לאירוע באופן אשר יהיה תואם למטרות, העברת מסרים שיווקיים באירוע בצורה חכמה, בחירת קונספט לאירוע, בחירת קייטרינג לאירוע ועוד.

אם אין לכם את הזמן או היכולת לעשות זאת באופן עצמאי, בהחלט כדאי לבחור בחברה העוסקת בתחום הפקת אירועים עסקיים, אשר תסייע לכם לארגן את האירוע שלכם באופן מדויק ואיכותי.