תזרים מזומנים – מדוע הוא חשוב וכיצד לנהל אותו?

חשבון הבנק הוא הסיסמוגרף של העסק וכל בעל עסק מחויב להיות עם היד על הדופק ולוודא בכל יום את המצב בחשבון הבנק, כדי לוודא אם החשבון ביתרת זכות או ביתרת חובה, אך בתוך מסגרת האשראי שאושרה לעסק. בנוסף לכך, בוחן בעל העסק או לחלופין מנהל הכספים אם היתרות תואמות את הצפי המופיע בתזרים המזומנים שהוכן מראש.

שתי הפעולות הללו הן אבני היסוד לניהולו של עסק תקין באמצעות תזרים מזומנים, שהוא כלי ניהולי ראשון במעלה.

אפשר לנהל את תזרים המזומנים באמצעות גיליונות אקסל או לחלופין באמצעות תוכנות ייעודיות כמו סימפל, אמיר, קאש-אפ, ביזיבוקס ועוד. מנהלים דוח כזה לשלושה חודשים קדימה, כדי להיות ערוכים לכל תרחיש פיננסי.

הדוח כולל כמה טורים:

הכנסות צפויות –

• כאן רושמים את הכספים שאמורים להתקבל באופן שוטף מכל אחד מהלקוחות השונים, על פי הרכישות הפרטניות שלו בחודש שחלף ובהתאם לתנאי התשלום שלו.
• המחאות דחויות שהתקבלו כבר מהלקוחות על פי הסכום הכספי ומועד הפירעון של כל אחת מהן, אם היא הופקדה בבנק כהמחאה דחויה וגם אם היא נמצאת בכספת.
• פירוט חובות עבר של לקוחות על פי המועד שבו הם אמורים לשלם.
• כספים שאמורים להתקבל מחברות כרטיסי האשראי בהתאם לסך הכספים המופיעים בדוח המופיע באינטרנט ובתאריכים על פי ההסכם איתן, בתאריך קבוע אחת לחודש, בכל שבועיים, בכל שבוע או בכל יום.

הוצאות קבועות –

הוצאות בסכומים כספיים זהים המשולמים אחת לחודש.

• שכר דירה עבור השכרת המשרד והמחסנים.
• תשלום ארנונה וחיוב עבור המים.
• משכורות לעובדים (אלא אם יש תנודות מהותיות במצבת כוח האדם).
• תשלום חודשי קבוע עבור ליסינג לכל אחד מהרכבים.
• ביטוח לעסק המשולם בכמה תשלומים.
• תשלום קבוע לבנק עבור החזר ההלוואה או המשכנתא.
• כל הוצאה קבועה נוספת.

הוצאות משתנות –

הכוונה היא להוצאות שערכן הכספי משתנה בכל חודש –

• תשלומים לספקים שונים בהתאם לרכישות שבוצעו במהלך החודש ויש להעביר להם תשלום וזאת ללא כספים ששולמו כבר לספקים באמצעות כרטיס האשראי.
• תשלום לחברת החשמל.
• תשלום עבור תפעול הרכבים, אגרות רישוי, דלק ועלויות שלא נכללות בהוצאות הליסינג.
• הוצאות לא צפויות נוספות על פי הצורך.

כאשר ממלאים את הדוח לשלושה חודשים קדימה, קשה לדעת מה יהיו ההכנסות ולכן רושמים אומדן. כדי לקבוע את האומדן הנכון בוחנים את ההכנסות בחודש המקביל בשנה שעברה ואם קיימת מגמה מתמדת של עלייה בהכנסות בחודשים האחרונים בסדר גודל של כ-7-8% מוסיפים להכנסות הללו 5%.

החשיבה היא תמיד לרשום אומדן שהוא זהיר וריאלי ולא לכתוב צפי הכנסות שאינו הגיוני. עדיף שיהיו הפתעות חיוביות וההכנסות יעלו על האומדן. גם בנושא ההוצאות המשתנות נוקטים משנה של זהירות ורושמים הוצאות מעט גבוהות יותר כדי להיערך למצב קשה.

בעל העסק עובר על הדוח ומגלה נקודות בעייתיות בתאריכים ספציפיים שבהם עלולה להיות יתרת חובה ואף חריגה ממסגרת האשראי. בהתאם לכך הוא נוקט פעולות מסוימות מראש, כדי לא להגיע למצבים הללו.

כמו לדוגמה:

• ניכיון המחאות דחויות.
• בקשה הלוואה לפרק זמן של עשרה ימים עד חלוף המשבר.
• דחייה של תשלום לספק מסוים.
• עריכת מבצע גביה מאסיבי לקבלת מלוא החובות מהלקוחות.

מעקב יום יומי וטיפול מראש בנקודות המסוכנות, יוביל את העסק לשמירה על תזרים המזומנים ועל מסגרת האשראי בבנק.