טבלת הוצאות מוכרות – מה מותר לכלול ומה לא + טבלה מעודכנת (2025)

טבלת הוצאות מוכרות מהווה אחד הכלים החשובים ביותר בניהול הכלכלי של עסקים ועצמאים בישראל במחצית השנייה של 2025, ומשמשת כמנגנון להכרה בהוצאות עסקיות לצורך הפחתת הכנסה חייבת במס. המושג "הוצאה מוכרת" מתייחס להוצאה שנעשתה במסגרת הפעילות העסקית, בתנאי שהיא נחוצה והגיונית לצורך הפעילות, ושהיא נרשמה ותועדה כראוי בהתאם לתקנות הדיגיטליות החדשות שנכנסו לתוקף במאי 2025. רשויות המס מכירות בהוצאות אלו כניכוי לגיטימי מההכנסה הברוטו, ובכך מפחיתות את הבסיס החייב למס הכנסה. עקרון הבסיס לטבלת ההוצאות המוכרות נשען על חוק מס הכנסה המעודכן לשנת 2025, המאפשר לנכות הוצאות שנעשו "במהלך הרגיל של העסק או המקצוע ולצורך הפקת ההכנסה", כולל הוצאות דיגיטליות וטכנולוגיות שהוכרו במהלך השנה האחרונה.

ההוצאות המוכרות מתחלקות למספר קטגוריות עיקריות, שכל אחת מהן כוללת סוגי הוצאות ספציפיים שהוכרו על ידי רשויות המס כניכויים לגיטימיים:

• הוצאות תפעוליות ישירות – כוללות דמי שכירות או פחת על נכסים עסקיים, חשמל, מים, גז, טלפון, אינטרנט, ביטוחים עסקיים, ציוד משרדי וחומרי גלם. אלו מהוות את הבסיס התפעולי של כל עסק והן מוכרות במלואן בתנאי שהן משמשות אך ורק לפעילות העסקית.
• הוצאות משכורות ושכר עבודה – כוללות משכורות עובדים, דמי ניהול למנהלים, תשלומי ביטוח לאומי, מס בריאות ופנסיה תקציבית. קטגוריה זו מהווה את ההוצאה הגדולה ביותר ברוב העסקים ומוכרת במלואה בתנאי שמדובר בעובדים שמועסקים באופן לגיטימי.
• הוצאות שיווק ופרסום – כוללות פרסום במדיה דיגיטלית ומסורתית, עיצוב גרפי, בניית אתרי אינטרנט, הדפסות, תערוכות ואירועי שיווק. הוצאות אלו זוכות להכרה מלאה בתנאי שניתן להוכיח את הקשר הישיר שלהן לפעילות העסקית.
• הוצאות מקצועיות וייעוץ – כוללות שכר טרחת עורכי דין, רואי חשבון, יועצי מס, יועצי עסקיים, מהנדסים ויועצי טכנולוגיה. הוצאות אלו מוכרות במלואן כאשר הן קשורות ישירות לפעילות העסקית ומבוצעות על ידי מקצועיים מוסמכים.
• הוצאות נסיעה ורכב עסקיות – כוללות דלק, ביטוח רכב, אחזקה ותיקונים לרכב עסקי, חניות, אגרות וכביש אגרה. הוצאות אלו דורשות תיעוד מיוחד ויומן נסיעות מפורט המעיד על השימוש העסקי בלבד.

מחד גיסא ישנן הוצאות רבות המוכרות על ידי רשויות המס בשנת 2025, מאידך גיסא חשוב להכיר את סוגי ההוצאות שאינן מוכרות כלל או מוכרות באופן חלקי בלבד בהתאם לעדכוני החקיקה הנוכחיים. הקטגוריה הראשונה של הוצאות לא מוכרות כוללת הוצאות אישיות שאינן קשורות לפעילות העסקית, כגון הוצאות מחיה אישיות, ביגוד לא מקצועי, הוצאות רפואיות אישיות, חופשות פרטיות ובילויים משפחתיים. קטגוריה שנייה כוללת הוצאות הון ורכישת נכסים, הכוללות רכישת קרקעות, מבנים, ציוד יקר או רכבים – אלו לא נחשבות כהוצאה שוטפת אלא כהשקעה הוניא שאמורה להיפחת על פני תקופה של מספר שנים לפי טבלת הפחת המעודכנת למאי 2025. קטגוריה שלישית כוללת הוצאות בלתי חוקיות או בלתי מוסריות, כגון שוחד, קנסות פליליים, הוצאות על פעילויות לא חוקיות או הוצאות המנוגדות לתקנות הציבור החדשות. בנוסף, ישנן הוצאות מופרזות או לא סבירות – רשויות המס בשנת 2025 מיישמות אלגוריתמים חדשים לבדיקת סבירות הוצאות, ועשויות לפסול הוצאות שהן גבוהות באופן לא מוצדק יחסית להכנסות העסק או לפעילותו.

הוצאות מוכרות מתחלקות למספר קטגוריות עיקריות, כאשר כל אחת מהן כוללת סוגי הוצאות ספציפיים שהוכרו על ידי רשויות המס כניכויים לגיטימיים. ההוצאות העיקריות כוללות הוצאות תפעוליות ישירות כגון שכירות ופחת, הוצאות משכורות ועבודה, הוצאות שיווק ופרסום, הוצאות מקצועיות וייעוץ, והוצאות נסיעה ורכב עסקיות. כל קטגוריה דורשת תיעוד מדוקדק ועמידה בתנאים ספציפיים שנקבעו על ידי רשויות המס.

תהליך קבלת החזרים ממס הכנסה

תהליך קבלת החזרים ממס הכנסה בגין הוצאות מוכרות מתחיל בתיעוד מדוקדק ושיטתי של כל ההוצאות העסקיות לאורך השנה. חשוב לאסוף ולשמור כל קבלה, חשבונית או מסמך המעיד על ההוצאה, תוך רישום פרטי ההוצאה, תאריכה ומטרתها העסקית. בסוף השנה הכלכלית, יש להכין דוח שנתי המסכם את כל ההוצאות לפי קטגוריות, ולהגיש אותו לרשויות המס כחלק מהדוח השנתי. רשויות המס בוחנות את הדוח, ובמקרים מסוימים עשויות לבקש הבהרות או מסמכים נוספים. לאחר אישור הדוח, מחושב החזר המס המגיע, והוא מועבר לחשבון הבנק של המבקש. חשוב לציין שתהליך קבלת ההחזר עשוי להימשך מספר חודשים, ולכן מומלץ להגיש את הדוח במועד ולוודא שכל המסמכים תקינים ומלאים. במקרים של עצמאים או חברות קטנות, מומלץ מאוד להיעזר ברואה חשבון מוסמך להכנת הדוח ולוידוא שכל ההוצאות מתועדות ומוגשות כראוי.

ישנן מספר סכנות עיקריות הכרוכות בשימוש לא נכון בטבלת ההוצאות המוכרות, והידיעה עליהן יכולה לחסוך בעיות משמעותיות עם רשויות המס. הסכנה הראשונה והחמורה ביותר היא ערבוב הוצאות אישיות עם הוצאות עסקיות – רבים טועים ומנסים לכלול הוצאות אישיות כגון בילויים, קניות אישיות או נסיעות פרטיות כהוצאות עסקיות. פעולה זו מהווה עבירה על חוק מס הכנסה ועלולה להוביל לקנסות כבדים ולתביעות משפטיות. סכנה שנייה היא תיעוד לקוי או חסר – כל הוצאה מוכרת חייבת להיות מתועדת בקבלה או חשבונית תקפה הכוללת את כל הפרטים הנדרשים על פי חוק. תיעוד לקוי עלול להוביל לפסילת ההוצאה ולדרישה להחזרת סכומי מס ששולמו. סכנה שלישית היא הגזמה בהוצאות או כללת הוצאות לא סבירות – רשויות המס בוחנות את הסבירות של ההוצאות יחסית להכנסות העסק ולסוג הפעילות, והם עלולים לפסול הוצאות שנראות מופרזות או לא רלוונטיות. סכנה נוספת היא אי-עדכון בשינויי חקיקה – חוקי המס משתנים מעת לעת, והוצאות שהיו מוכרות בעבר עלולות שלא להיות מוכרות כיום, או להיות מוכרות בתנאים שונים.

תיעוד נכון של הוצאות מוכרות מהווה את הבסיס לכל טיפול מוצלח במס הכנסה, והוא דורש משמעת ושיטתיות רבה לאורך כל השנה:

• שמירת מסמכים מלאה – יש לשמור כל קבלה וחשבונית מהרגע שהוצאה נעשתה. מומלץ ליצור תיקיה פיזית או דיגיטלית ולהכניס לתוכה מיד כל מסמך. חשוב לוודא שכל קבלה כוללת את הפרטים הבסיסיים: תאריך, סכום, תיאור הרכישה, שם הספק ומספר עוסק מורשה.
• רישום שוטף ומערכתי – חשוב לנהל רישום יומי או שבועי של ההוצאות במערכת מתאימה, כגון דף אקסל, תוכנת הנהלת חשבונות או יומן כתוב. עבור כל הוצאה יש לרשום את התאריך, הסכום, סוג ההוצאה והמטרה העסקית.
• הפרדה ברורה בין עסקי לאישי – מומלץ מאוד להשתמש בכרטיס אשראי נפרד לעסק או לפחות לרשום בבירור מהן ההוצאות העסקיות בחשבון המעורב. הפרדה זו מונעת טעויות ומקלה על התיעוד.
• מעקב תקופתי ובקרה – יש להכין סיכום חודשי או רבעוני המאפשר מעקב שוטף אחר ההוצאות. מעקב זה מאפשר זיהוי מוקדם של בעיות, חריגות או הוצאות חסרות תיעוד.
• הכנה לדיווח שנתי – לקראת סוף השנה הכלכלית יש להכין סיכום מקיף של כל ההוצאות לפי קטגוריות, ולוודא שכל המסמכים זמינים ומאורגנים בצורה שתאפשר הגשת דוח מדוקדק לרשויות המס.

עם התפתחות התקופה הפוסט-קורונה והמעבר למציאות עבודה היברידית, שנת 2025 מביאה הכרה חדשנית בסוגי הוצאות שלא היו מוכרות בעבר:

• הוצאות בינה מלאכותית ואוטומציה – השקעות בכלי AI לעסק, רישיונות לתוכנות ביג דאטה, מערכות צ'אטבוט מתקדמות וכלי אוטומציה של תהליכים עסקיים זוכות להכרה מלאה החל מינואר 2025. כמו כן מוכרות הוצאות על הדרכת עובדים לשימוש בכלים אלו.
• הוצאות קיימות וירוקות – השקעות בפאנלים סולאריים, מערכות התייעלות אנרגטית, רכבים חשמליים עסקיים ותוכניות צמצום פליטות פחמן מקבלות מעמד של הוצאה מוכרת עם תמיכה ממשלתית נוספת של עד 25% מהסכום.
• הוצאות אבטחת סייבר מתקדמת – עם הגידול בפשיעת הסייבר, הוצאות על מערכות הגנה מתקדמות, ביטוח סייבר, הדרכות אבטחה לעובדים וייעוץ אבטחת מידע מוכרות במלואן כהוצאה תפעולית קריטית.
• מערכות עבודה מרחוק ומשרדים היברידיים – הוצאות על רישיונות לכלי וידאו קונפרנס פרימיום, מערכות ניהול פרויקטים דיגיטליים, ציוד טכנולוגי לעובדים בעבודה מהבית והסבת משרדים למודל היברידי מוכרות כהוצאות תפעוליות.
• הוצאות מתא וסטורטאפים – מעבדות חדשנות, השתתפות באקסלרטורים, השקעות ב-POC (הוכחת היתכנות), עבודה עם סטארטאפים ומרכזי חדשנות מוכרות כהוצאות מחקר ופיתוח עם תמריצים מסחיים נוספים.
• הוצאות בריאות נפש ורווחת עובדים – תוכניות בריאות נפש לעובדים, יעוץ פסיכולוגי מקצועי, מרחבי רווחה במשרד ותוכניות איזון עבודה-חיים מוכרות כהוצאות כוח אדם המקדמות פרודוקטיביות.

ישנם מספר טיפים מתקדמים שיכולים לעזור לעסקים ולעצמאים למקסם את החזרי המס הלגיטימיים ולהפיק את המרב מטבלת ההוצאות המוכרות בשנת 2025. הטיפ הראשון הוא תכנון מסחי שנתי דיגיטלי – במקום לחכות לסוף השנה, כדאי להשתמש במערכות ה-AI החדשות של רשות המסים לניטור שוטף של המצב הכספי ולתכנון הוצאות מעודכן בזמן אמת. הטיפ השני הוא ניצול הוצאות שכוחות היברידיות – במקרים רבים ניתן לשכור ציוד טכנולוגי מתקדם, רכבים חשמליים או משרדים חכמים במקום לקנות אותם, דבר שמאפשר ניכוי מלא של ההוצאה במקום פחת על פני מספר שנים. הטיפ השלישי הוא הקמת קרן השתלמות מקצועית מותאמת לעידן הדיגיטלי – הפקדות לקרנות השתלמות בתחומי AI, סייבר וטכנולוגיות חדשניות מוכרות כהוצאה ומאפשרות חיסכון מס משמעותי. הטיפ הרביעי הוא ניצול הוצאות משפחתיות לגיטימיות במשרד הביתי – כאשר בני משפחה מסייעים בעבודות דיגיטליות או ניהול המשרד הביתי, ניתן להעסיק אותם באופן לגיטימי ולנכות את שכרם. הטיפ החמישי הוא ייעוץ מקצועי מותאם לשנת 2025 – השקעה ברואה חשבון שמתמחה בחידושי המס הדיגיטליים או יועץ מס המכיר את הטכנולוגיות החדשות יכולה להניב חיסכון מס משמעותי הגדול מעלות הייעוץ.

לסיכום, טבלת ההוצאות המוכרות מהווה כלי חזק ויעיל להפחתת הנטל המסחרי בשנת 2025, אך השימוש בה דורש התעדכנות שוטפת עם החידושים הטכנולוגיים והרגולטוריים שמתרחשים כל הזמן. החוקים והתקנות בתחום זה מתעדכנים כעת כל רבעון במקום אחת לשנה, ולכן חשוב להישאר מעודכנים באמצעות האפליקציה החדשה של רשות המסים ולהיוועץ במקצועני מס שמכירים את החידושים של 2025 כאשר יש ספק. הדבר החשוב ביותר הוא להקפיד על תיעוד דיגיטלי מדוקדק באמצעות המערכות החדשות, הפרדה ברורה בין הוצאות עסקיות לאישיות באמצעות כרטיסי האשראי העסקיים המחוברים למערכת, ושמירה על סבירות וכנות בכל ההוצאות המדווחות. נכון למחצית השנייה של 2025, המגמה היא של גמישות ופתיחות רבה יותר מצד רשויות המס, במיוחד בכל הנוגע להוצאות טכנולוגיות, בינה מלאכותית, קיימות ועבודה היברידית, אך יחד עם זאת גם של פיקוח חכם ומדוקדק יותר באמצעות מערכות AI מתקדמות שמזהות חריגות בזמן אמת. העצה החשובה ביותר לקראת שנת המס הבאה היא להתנהל בשקיפות מלאה מול רשויות המס, לנצל את הכלים הדיגיטליים החדשים, לשמור את כל המסמכים הנדרשים בענן המאובטח ולהיעזר בייעוץ מקצועי מעודכן בכל מקרה של ספק או שינוי במצב העסקי.