חשבונית עסקה – מהי ומה יש לכלול בה

על פי נוהל זה יש להפיק חשבונית מס לכל לקוח שרכש סחורה או קיבל שירות ולאחר קבלת התמורה הכספית, יש להפיק באופן מידי קבלה ולהעביר ללקוח. בתום החודש או לאחר חודשיים, על פי מועד הדיווח של כל עוסק, הוא מרכז את ההכנסות שהיו במהלך החודש או החודשיים כמו לדוגמה ינואר ופברואר יחד ומעבירים את המידע הממוחשב לרואה החשבון וזאת לצורך הדיווח לשלטונות מע"מ על המחזור העסקי.

ביחסי שיתוף הפעולה העסקיים בין הלקוח לספק נקבעת שיטת העבודה כמו לדוגמה שוטף פלוס 30 יום. בתחילת החודש הספק מרכז את הפעילות שהייתה עם כל אחד מלקוחותיו בחודש החולף ומפיק חשבון עסקה. יש כמה סיבות לכך שהוא מפיק חשבון עסקה ולא חשבונית מס בשלב הראשון:

• כיוון שהתשלום הוא בשוטף + 30 יום אם הספק יפיק חשבונית הוא ייאלץ לשלם את המע"מ בגין חשבונית זו במועד התשלום הקרוב של המע"מ ולמעשה זה יקרה לפני מועד קבלת התשלום מהלקוח.
• כשמדובר בעסק שיש לו לקוחות רבים, יוצר מצב שבו העסק מממן את המע"מ של כל הלקוחות לפני קבלת מלוא הכספים המגיעים לו.
• לא כל אחד יכול לממן את תשלומי המע"מ מראש, כיוון שלעיתים הסכומים שמצטברים הם עצומים ואין היגיון כלכלי בהתנהלות כזו. 
• בעת העברת חשבון העסקה, הספק מצרף פירוט של אופן התחשיב שהוביל לדרישת תשלום זו. לא אחת יש ללקוח השגות לגבי דרישה זו לאור העובדה שיש בה לדוגמה דרישה לתשלום עבור פעולה מסוימת שלא בוצעה או מחלוקת על המחיר לשעה. ההתנהלות על חשבון העסקה והתיקון שלה הוא דבר אפשרי בין שני הגורמים העסקיים וזה קורה לפני הרישום בספרי העסק.

לאור זאת המגמה היא להוציא בשלב ראשון חשבון עסקה הכולל את הפירוט של דרישת התשלום ורק לאחר קבלת התשלום בפועל להפיק חשבונית מס קבלה.

עוסק פטור אינו מפיק חשבונית מס כיוון שהוא לא משלם מע"מ וגם לא מתקזז על מע"מ אם יש לו הוצאות שוטפות כמו לדוגמה רכישת מחשב או ציוד לקליניקה שלו. לכן כאשר הוא אמור לקבל תשלום מלקוח עבור פעולה מסוימת שהוא ביצע כמו עבור ייעוץ הוא מפיק חשבונית עסקה עוסק פטור ובהתאם לדרישה זו, הלקוח מעביר לו את התשלום שסוכם. עם קבלת התמורה, העוסק הפטור מפיק קבלה.

בתום שנת הכספים, כל עוסק פטור מעביר דיווח מרוכז לשלטונות מע"מ של כל המחזור העסקי שהיה לו במשך השנה. מדובר בנתון חשוב שהוא סך ההכנסות השנתיות שידווחו גם בדוח האישי השנתי שיוגש למס הכנסה.

מעבר לכך אם מדובר בסכום שהוא מעל הרף העליון שנקבע, יקבל עוסק פטור זה דרישה לסגור תיק זה ולפתוח תיק עוסק מורשה.

עוסק פטור שמפיק חשבונית עסקה ידנית או ממוחשבת, כולל בה את הפרטים הבאים: 

• שם העוסק.
• מספר עוסק כפי שרשום במשרדי מע"מ שהוא בדרך כלל מספר תעודת הזהות של בעל העסק.
• תאריך הפקת החשבונית עסקה.
• מספר תעודת המשלוח כמו לדוגמה בעת העברת סחורות.
• שם הלקוח וכתובתו.
• תיאור מפורט של השירות או הסחורות שסופקו, כמו לדומה חמש שעות ייעוץ בחודש פברואר בעלות של 250 ₪ לשעה. 
• הסכום הכולל של חשבונית העסקה.
• מועד התשלום שסוכם, כמו לדוגמה 1 במרץ.

חשבונית מס היא דרישה לקבלת תשלום עבור סחורה שסופקה או עבור שירות שקיבל הלקוח כמו לדוגמה תיקון מחשב נייד. בהתאם לצורת ההתנהלות העסקית בין הלקוח לספק נקבע מועד התשלום שבו יבצע הלקוח העברה בנקאית או ישלם בכל דרך אחרת. לאחר קבלת התשלום יפיק הספק קבלה וכך ייסגר המעגל ולא יופיע חוב לכאורה בספרים.

לעומת זאת אם לקוח קונה פריט מסוים ומשלם במקום עבורו כמו לדוגמה בעת ביצוע קניות ברשת שיווק מזון, הספק מפיק בו במקום חשבונית מס קבלה, כיוון שהוא גם מחייב על הסחורה וגם מפיק קבלה מידית כי הלקוח שילם עבור המוצרים.

חשבונית מס של עוסק מורשה, שותפות רשומה או חברה בע"מ, אמורה לכלול את כל הנתונים הבאים:

• תאריך הפקת החשבונית.
• שם העוסק וכתובת העסק.
• המילים עוסק מורשה.
• מספר עוסק מורשה כפי שנקבע על ידי שלטונות מע"מ – שהוא מספר תעודת הזהות של העוסק, מספר שנקבע על ידי מע"מ עבור שותפות רשומה או מספר החברה הפרטית, החברה הציבורית או איחוד עוסקים.
• המילים ״חשבונית מס״.
• המילה ״מקור״ על-גבי מקור חשבונית המס בלבד.
• המילה העתק עבור העותק הנוסף לשימושו של בעל העסק והנהלת החשבונות שלו לצורך מעקב אחר התשלומים.
• מספר החשבונית על פי סדר עולה רציף.

בחשבונית המס יש לפרט את הפרטים הבאים:

• פירוט העסקה.
• פרטי תעודת המשלוח שהוכנה בעת אספת הסחורה בפועל. 
• עלות כוללת ללא מע"מ.
• סכום המע"מ על פי העלות הכוללת.
• הסכום הכללי לתשלום כולל מע"מ.
• חתימת העוסקים, או חתימת עורכי החשבונית בשמם.
• מועד הפקת חשבונית המס משתנה על פי סוג העסקה או היקף העסקאות של בעל העסק:
  • אם מדובר בייעוץ יש להפיק חשבונית מס לכל המאוחר לאחר 14 יום ממועד קבלת התשלום בפועל.
  • אם מדובר בסחורות, יש להפיק חשבונית מס עד 14 יום ממועד האספקה וזאת אם הופקה תעודת משלוח בעת האספקה. אם לא הופקה תעודת משלוח, יש להפיק מידית חשבונית מס.

לנהל עסק אינו עניין של מה בכך וכל אדם חייב לדעת באופן מעמיק ומוחלט, את דרך ההתנהלות הפיננסית כדי לפעול כחוק. לכן אם מדובר בעסק חדש, יועץ המס או רואה החשבון מדריכים את בעל העסק כיצד לפעול בכל סיטואציה כדי שהוא יתנהל באופן נכון וחוקי. כאשר הם מסבירים לו את ההיגיון שעומד מאחורי כל פעולה נדרשת, הדברים מתקבלים בהבנה ולכן העוסק פועל כחוק.

אחד הנושאים החשובים ביותר בתחום זה הוא הפקת קבלה מיד עם קבלת הכספים מהלקוח. הן אם מדובר בהמחאה שמתקבלת בדואר או באמצעות איש המכירות, העברה בביט או באמצעות העברה בנקאית, קיימת הנחיה להפקת קבלה ללא דיחוי וזאת כדי שלא יוצר הרושם שיש העלמת הכנסות.

בעבר כל העסקים הפיקו חשבונות עסקה, חשבוניות מס, חשבוניות מס קבלה וקבלות באופן ידני. הם הזמינו בבתי דפוס את הפנקסים המודפסים על פי הצורך שלהם ובכל מסמך היה את מלוא המידע על בית העסק ועל סך התשלום.

העובדה שמדובר בחשבוניות ידניות, יצרה לא אחת בלגן בהנהלת החשבונות כאשר לא מצאו העתק של חשבונית מס זו או אחרת ולכן לא גבו תשלום בגינה, או כאשר הפיקו חשבוניות מס מפנקסים שונים וכך לא היה רצף של הפקת חשבוניות מס.

אך בשנים האחרונות רוב העסקים עברו לתיעוד ממוחשב. מדובר בתוכנות פיננסיות איכותיות ונוחות מאד לשימוש ויש בהן את כל האופציות הנדרשות של סוגי התיעוד השונים. לפני רכישת התוכנה, יש לוודא שמדובר בתוכנה שאושרה לשימוש על ידי שלטונות המס.