לעבודה רציפה עם חברת ניקיון אחת, יש יתרונות רבים:

• עובדי הניקיון כבר מכירים את המשרד ואת נקודות התורפה שלו, כמו העובדה שבימי שלישי מתקיימת ישיבה רבת משתתפים כך שהם מנקים את חדר הישיבות מיד בהגעתם, לאחר מכן הם מנקים את כל הרבדים האחרים במשרד וכך הם מנקים שוב את חדר הישיבות ואת המטבח לאחר לכתם של האורחים.

• הם מגיעים באופן גבוה במועדים שנקבעו, לדומה בימי ראשון, שלישי וחמישי בשעה 16.00 אחה"צ. עובדי המשרד אינם צריכים להיות מוטרדים מהעובדה שיש ערימה של כלים בכיור כיוון שידוע להם שהנושא יטופל מיד עם הגעתם של העובדים הללו למשרד.

• מנהלי החברה אינם צריכים להוסיף את עובדי הניקיון למצבת העובדים בחברה, דבר שכולל תשלום עבור שעות העבודה, קרן פנסיה, תשלומים למוסד לביטוח לאומי ועוד.

• העבודה מתנהלת באופן שוטף וקבוע, חברת הניקיון מקבלת בתחילת כל חודש את תשלום הריטיינר שלה וכל הצדדים מרוצים מצורת ההתנהלות.

• לחברה אין כל אחריות כלפי עובדי חברת הניקיון, לא במקרה של מחלה, נפילה, ימי חופש, תשלום עבור ימי הבראה וכו'. כל הנטל הזה מונח על כתפיה של חברת הניקיון.

מומלץ ליצור הסכם לתקופת ניסיון שבה תבחנו את עבודתם ואת אופן התנהלותם של עובדי הניקיון של חברה זו, ובהתאם לכך תחליטו אם להמשיך את ההתקשרות או לא.

רצוי שאנשי ההנהלה של המשרד יסכמו עם חברת הניקיון לגבי מספר ימי ההגעה בכל שבוע למשרד ומספר שעות העבודה שלהם בכל יום, אם הניקיון יתבצע במהלך שעות העבודה ללא הפרעה לעובדים, בשעות הבוקר המוקדמות או לחלופין בשעות הערב המאוחרות. כמו כן, מסכמים את העלות החודשית של כל המכלול בשיטת הריטיינר ואת תנאי התשלום.

אחד הנושאים האקוטיים הוא נושא האמינות ולכן חשוב לבדוק אם נרשם באינטרנט מידע על מקרה של גניבה, או חשד מסוים נגד אחד מעובדי הניקיון. במשא ומתן מול חברת הניקיון, נציג ההנהלה ידגיש כמה וכמה פעמים את נושא האמינות ובהסכם בין הצדדים נרשם על כך סעיף מודגש, המגדיר מראש מה יקרה אם יהיה חשד או שייתפס עובד ניקיון במעילה. יש לכך כמה דרכים כמו דיווח למשטרה, אחריות של המעסיק לתשלום הנזק הכספי על פי ערך הציוד שנגנב כמו לדוגמה מחשב נייד והפסקה לאלתר של העבודה המשותפת.

ברוח הדברים הללו נחתם הסכם בין הצדדים, הכולל את כל הסעיפים הרלוונטיים לתקופה שהוצעה כדי ששני הצדדים יבחנו אם הדברים מסתדרים, תוך רצון עז ששני הצדדים יהיו מרוצים וימשיכו בהתקשרות עסקית זו.

ברוב החברות נהוג לעבוד עם חברת ניקיון קבועה ומסודרת. פעמים רבות מדובר בחברה שנותנת שירות למספר משרדים או חברות באותו מתחם.

מדוע לעבוד עם עובד/ת קבוע/ה שאחראי/ת על הניקיון במשרד?

• כשמדובר בעובדת קבועה שמועסקת פרק זמן ארוך, בדרך כלל מדובר בעובדת שהיא אמינה, כל העובדים כבר מכירים אותה ורגילים להימצאותה במשרד.

• כשמדובר בעובדים של חברת ניקיון, לעיתים קיימת תחלופה גדולה של עובדים ואי אפשר לתהות על קנקנו ועל רמת אמינותו של כל עובד זמני.

מדוע העדיפות היא לשכור את שירותיהן של חברות ניקיון ולא של עובדים קבועים?

• לעובד קבוע יש לשלם שכר, ביטוח ואת כל הזכויות הסוציאליות כולל הפרשות לפנסיה.

• המשרד זקוק לניקיון משרדי באופן קבוע. כשמדובר בעובד קורים מקרים שהוא לא מגיע לעבודה עקב מחלה, חופש או כל סיבה אחרת. במקרים הללו המשרד יישאר מלוכלך.

• לעומת זאת אם עובדים עם חברת ניקיון והעובד הקבוע לא הגיע לעבודה, החברה דואגת שעובד אחר שלה יגיע למשרד זה וימשיך את הרוטינה של הניקיון.

• מערך הבקרה הוא נושא חשוב מאוד ולכן קיימת עדיפות לעבודה עם חברות ניקיון ייעודיות למשרדים שרואות את החשיבות של נושא זה ולכן מעסיקות צוות בקרה וניהול בכל פרויקט.

עובדי הניקיון מועסקים באופן ישיר על ידי חברת הניקיון. הם אלו שמשלמים להם שכר, תנאים סוציאליים, מבטחים אותם ואחראים עליהם במקרה של תאונת עבודה. הנהלת חברת הניקיון עם העובדים הללו את אופן ההתנהלות, באילו ימים הם עובדים בכל משרד מה הם מבצעים בו ולאורך כמה שעות.

בתום שעות העבודה של עובדי הניקיון, מגיע למקום מפקח מטעמה של חברת הניקיון אשר בוחן את עבודת הניקיון שבוצעה. אם יש לדעתו בעיה, הוא יבקש מהעובד לנקות שוב במקום מסוים.

בתחילת ההתקשרות מסכמים עם חברת הניקיון מהן הפעולות שעל עובדיה לבצע בכל הגעה למשרד, חלק מהפעולות שחשוב לציין:

• ניקיון יסודי במטבח ובחדר האוכל כולל ניקוי של המיקרוגל ושל המקרר

• ניקיון מקיף בכל אחד מהחדרים הכולל ניקוי האבק, שטיפת הרצפה או ניקוי הפרקט ופינוי כל הפסולת

• ניקוי במבואה הכולל ניקיון האבק, שטיפת המרצפות או ניקוי הפרקט ופינוי הפסולת

• ניקוי של כל החלונות בחלק הפנימי בלבד, אם מדובר במגדל משרדים

• בעת ביצוע ניקיון משרדי מוקדשת תשומת לב רבה לחדרי השירותים לאור השימוש הרב של כל העובדים ושל האורחים. כולל ניקוי וחיטוי מאסיבי של כל המרחב, הוספת נייר טואלט, סבון, חומר חיטוי לידיים ונייר לניגוב ידיים, לנוחותם של כל המשתמשים

• ניקוי המרפסת, הכולל הסרת האבק, ניקוי הריהוט, ניקוי של הפרקטים או האריחים ואיסוף כל הפסולת שכוללת לעיתים גם בדלי סיגריות של פינת המעשנים