7 טיפים פיננסיים איך לנהל את העסק הקטן שלכם

אם אתם רוצים לברוח מהסטטיסטיקה ולהתחיל לנהל את כספי העסק שלכם בצורה טובה יותר, אין ספק שהמדריך הזה יוכל לעזור לכם. תמצאו בו 7 טיפים פיננסיים בסיסיים שיסייעו לכם להיות מאורגנים יותר ויעזרו לכם לבנות לעסק בסיס חזק ויציב עליו תוכלו לגדול ולהתפתח.

הרבה פעמים, בעיקר בתחילת הדרך, בעלי עסקים קטנים משתמשים בכרטיסי האשראי האישיים שלהם לכיסוי הוצאות העסק ולהפקדת הכנסותיו לחשבונות הבנק האישיים שלהם. אומנם זה עשוי להרגיש נוח בהתחלה, אבל בהמשך זה עלול להוביל לכל לסיבוכים רציניים.

לדוגמה, מס הכנסה מאפשר לבעלי עסקים לנכות הוצאות הקשורות לעסק, כגון נסיעות עסקיות ורכישת ציוד ואספקה. עם זאת, עליכם לספק קבלות וחשבוניות מתאימות כדי להוכיח את ביצוע ההוצאות ולקבל את ההחזרים המגיעים לכם. אם מס הכנסה יבדוק את ההחזר שלכם ויראה שאין לכם תיעוד ברור המוכיח אילו עסקאות היו קשורות לעסק ואילו היו לשימושכם האישי, אתם עלולים להסתכן בלא לקבל את את ההחזרים.

כדי להימנע מכאב הראש הזה, מוטב לפתוח חשבון בנק עסקי. תוכלו בקלות למצוא בנק שיציע לכם כל מיני הטבות ותנאים נוחים עבור העסק, כגון פנקסי צ'קים בחינם, דמי ניהול אפסיים וביצוע פעולות בחשבון ללא הגבלה.

בתור בעלים של עסק קטן, אתם אולי משלמים לעצמכם אחרונים או אפילו מוותרים על משכורת אישית לחלוטין כדי לחסוך כסף ולהשקיע אותו חזרה בעסק במטרה לשפר ולהגדיל אותו. אבל אם תשלמו לעצמכם משכורת כבר מההתחלה – גם אם מדובר רק בכמה אלפי שקלים בודדים בחודש – יהיו לכך יתרונות שאתם לא רוצים לפספס. ראשית, זה יעזור לכם לשלם את ההוצאות האישיות שלכם ולבנות תוכנית חיסכון או קרן ביטחון. זה יהיה חשוב במיוחד בזמנים בהם העסק הקטן שלכם ידשדש או לא ישגשג כראוי.

ברגע שבעסק יהיה ברור שהצלחתו כוללת בתוכה את התשלום הקבוע אליכם, העסק יגדל להיות בריא יותר. בעלי עסקים רבים נוטים להימנע ממשיכת משכורת, מצליחים לייצר עסק סביר – אבל ברגע שמוסיפים פתאום את התשלום עבורם – העסק הופך ללא ריווחי. מהתחלה תייצרו מצב של משיכות בעלים – זו הדרך הנכונה יותר.

דוחות כספיים של עסקים קטנים יכולים לספק תובנות רבות על הבריאות הפיננסית של אותם עסקים. ישנם שלושה דוחות כספיים בסיסיים שאתם חייבים להכיר.

דוח מאזן תקציב (Trial balance)

המאזן מראה אילו נכסים והתחייבויות יש לעסק שלכם בנקודת זמן מסוימת. הוא גם מציג בפניכם את כמות ההון העצמי העומד לרשותכם – ההפרש בין שווי הנכסים ובין גובה ההתחייבויות – שהוא סכום הכסף שהייתם נשאר איתו אם הייתם מוכר את כל הנכסים העסקיים שבבעלותכם ואם הייתם משלמים את כל חובותיכם העסקיים.

המספרים בדוח מאזן התקציב יעזרו לכם לקבוע אם העסק שלכם אכן מסוגל לשלם את כל החשבונות שלו ולהקנות לכם תמונה ברורה של האם תהיו מסוגלים לרכוש נכסים נוספים או לקחת הלוואות.

דוח רווח והפסד (P&L – Profit and Loss)

דוח רווח והפסד מציג את ההכנסות, את ההוצאות ואת הרווח או ההפסד של העסק שלכם לאורך תקופת זמן מסוימת – בדרך כלל חודש, רבעון או שנה. באופן אישי זה הדו"ח האהוב עלי מפני שהוא מציג, בצורה קרה וישירה את הריווחיות בעסק שלכם. כמה הכנסתם וכמה הוצאתם (פה חשוב להכניס הכל הכל) וכמה הרווחתם. 

דוח תזרים מזומנים

דוח תזרים המזומנים הוא אחד הדוחות החשובים ביותר בעסק ולצערנו לעיתים מתעלמים ממנו. היום כבר ידוע שהרבה מסגירות העסקים בשנים הראשונות נובעות מבעיות תזרים (עסק תקין וריווחי פשוט נגמר לו הכסף).

דוח תזרים – מסכם את כמות הכסף (מזומנים) הנכנסים ויוצאים מהעסק – הדוח מסתכל על 3 מקורות של הכנסות/הוצאות כסף: פעילות שוטפת, פעילות השקעה ופעילות מימון. לפעמים עסקים ריווחיים (על פי דוח רווח והפסד) עלולים להיקלע לבעיות תזרים – לקוחות עם מוסר תשלומים גרוע או תשלומים רחוקים, כספים שחזרו, עלויות מימון שגדלו מאוד (עליות ריבית) ועוד.

אחת ההחלטות הפיננסיות הראשונות שאתם צריך לקבל בקשר לעסק שלכם היא האם להקים עוסק מורשה או חברה בע"מ – זו לא רק החלטה משפטית אלא גם החלטה שמשפיע על דרך ההתנהלות הפיננסית שלכם. החלטה זו תשפיע האם פיננסי תנהלו את העסק בצורה חד צידית או בצורה כפולה. אם בחרתם להקים חברה בע"מ, אתם מחוייבים להנהלת חשבונות כפולה – דבר שמהווה מצד אחד הוצאה מעט גדולה יותר (הנהלת חשבונות/רואה חשבון) אבל מאפשרת מעקב מדויק יותר על הפעילות הפיננסית.

בהנהלת חשבונות חד צידית – הדברים פשוטים הרבה יותר ואין התאמות בנקים והתאמות לספקים וללקוחות. מצד אחד זה מקל מאוד ומוזיל מאוד את עלויות הניהול, אבל עלולים להיות דברים שנופלים בין הכסאות והדבר מחייב את בעל העסק להתנהל בצורה נכונה יותר.

השתמשו בתוכנה לניהול חשבונות

יש חברות המנהלות את חשבון הכספים שלהן באקסל. עם זאת, תוכנות הנהלת חשבונות יכולות לסייע לכם לייעל את התקציב העסקי שלכם ולהפוך את פעולת המעקב אחר ההכנסות וההוצאות לתהליך קל ופשוט הרבה יותר. בנוסף, רואה החשבון שלכם ודאי יהיה שמח יותר לקבל בתקופות חישוב המס דוחות כספיים עסקיים מסודרים ומאורגנים מאשר ערימה של קבלות.

ישנן מספר תוכנות חשבונאות מצוינות לעסקים קטנים, כך שכדאי לבדוק כמה מהן ולנצל את האפשרות להתנסות בהן בחינם. להלן מאפיינים מסוימים שיש לחפש בתוכנה לניהול חשבונות:

• גישה לענן כך שאתם ורואה החשבון שלכם תוכלו בקלות לגשת לספרים שלכם בכל עת ומכל מקום.
• שירות לקוחות איכותי, כך שלא תהיה לכם שום בעיה לקבל את העזרה הדרושה במקרה שאתה נתקלים בקשיים כלשהם.
• אפשרויות אינטגרציה איתן תוכלו לקשר את הספרים שלכם לחשבון הבנק של העסק שלכם, לספק השכר, לתוכנת ניהול קשרי לקוחות (CRM) ועוד.
• אוטומציות כגון תיעוד ושליחת חשבוניות, וכן סיווג הוצאות לפי קטגוריות.

עשינו עבורכם השוואה בין תוכנות הנהלת חשבונות/חשבוניות המובילות בשוק: חשבונית ירוקה, Invoice4u ועוד. תוכלו להיכנס ולקרוא את הסקירה המלאה.

היעזרו ברואה חשבון מקצועי

עבודה עם איש מקצוע בתחום החשבונאות יכולה להקל עליכם בניהול הכספים העסקיים שלכם. רואה חשבון יכול לעזור לכם לבנות תוכנית עסקית, לבחור את סוג הישות העסקית הנכון, לנהל חשבונות שצריך לשלם ולהגיש בקשות לקבלת הלוואות עבור העסק. אם אתם חברה בע"מ, אתם מחוייבים בסוף שנה להגשת מאזן של ידי רואה חשבון.

בשנים האחרונות, בדומה למצב בארצות הברית – התחילו לעבוד גם בארץ עם דירוג אשראי. בארצות הברית לדוגמא דירוג האשראי העסקי משפיע כמעט על כל דבר, החל מעל קבלת אשראי עבור העסק, קבלת חוזים חשובים וכן על גובה התשלום שתצטרכו להוציא עבור ביטוח לעסק. מסיבה זו, חשוב מאוד לבדוק באופן קבוע את דוח האשראי העסקי שלכם. בארץ זה עדיין לא נכנס לפעולה בצורה מלאה, אבל קיים כבר במערכת הבנקאית והחוץ בנקאית לצורכי אשראי ומימון.

מומלץ שתעשו לכם להרגל לשים בצד חלק מהכנסת העסק שלכם מדי חודש, כך שתמיד יהיה לכם סכום כסף זמין לביצוע תשלומי מס משוערים. עסקים רבים מאוד נלחצים מה12-15 לחודש כאשר צריך לשלם תשלומי מע"מ לדוגמא ואם מדובר על עסק שמשלם תשלומים דו-חודשיים – זה אומר שהסכום הוא עבור חודשיים והוא בדרך כלל סכום גדול. חשוב מאוד להשאיר כספים ולהתייחס לדוגמא למעמ ככסף שנמצא אצלכם רק למשמרת לתקופה של 30-60 ימים ולא להשתמש בו לצורכי העסק – ולהגיע למועד התשלום עם חוסרים.

כשיש לכם תמונה ברורה על כל המתרחש בתחום הפיננסי של העסק שלכם, תוכלו לשקול אם אתה רוצים או צריכים הלוואה עבור העסק הקטן שלכם. לעיתים, בעלי עסקים קטנים נרתעים מהלוואות או מימון בנקאי – וזה לא נכון – הלוואה יכולה לעזור לכם בפתרון בעיות הקשורות לתזרים המזומנים, לאפשר לכם לרכוש ציוד חיוני עבור העסק ולהעניק לעסק הזדמנויות מגוונות לצמוח ולהשתפר.

עם דפי חשבון עסקי שמנוהל בצורה נכונה ודוחות כספיים מדויקים המוגשים בדיוק בזמן, אין ספק שתהיו בעמדה טובה להיות זכאים לקבלת הלוואה. בהתאם לדרישות ההלוואה העסקית של המלווה, ייתכן שתצטרכו לספק גם:

• תוכנית עסקית.
• דוחות חשבון ישנים הממחישים את הבריאות הפיננסית של העסק שלכם ואת סיכון האשראי שלו.
• ערבות כלשהי או לעיתים דפי חשבון של החשבון הפרטי שלכם.
• עותקים של רישיון העסק שלכם, מאמרים לגבי העסק ואי אילו חוזים שיש לכם עם ספקים ולקוחות.

ראינו שבעה טיפים פיננסיים חשובים לניהול עסק קטן בצורה יעילה ויציבה. הטיפים כוללים הפרדה בין כספי העסק לבין האישיים, תשלום משכורת עצמית, שימוש במסמכים פיננסיים למעקב וניהול חשבונות יעיל, יישום שיטות עבודה מומלצות לניהול חשבונות, שיפור דירוג האשראי העסקי, תכנון מס יעיל, ובדיקת אפשרויות לקבלת הלוואות לעסקים קטנים. כל הטיפים מיועדים לעזור לבעלי העסקים הקטנים ליצור בסיס פיננסי חזק ויציב, ולהפחית את הסיכון לבעיות פיננסיות בעת ניהול העסק. באמצעות העצות הפרקטיות שבמאמר, בעלי עסקים יכולים להפחית את הלחץ הפיננסי המונח על כתפיהם ולהאיץ את הצמיחה וההתפתחות של העסק שלהם.

הדאגה לניהול פיננסי נכון של עסק קטן היא אבן היסוד להצלחתו של העסק וקיומו לטווח הארוך. ניהול פיננסי הוא פעולה מרכזית ביותר על מנת להבטיח שהעסק יצליח וישרוד בפני אתגרי השוק והמתחרים העולים. כדי להבטיח יציבות פיננסית ולהגן על צמיחתו של העסק, על הבעלים להקפיד על ניהול פיננסי נכון ומקצועי.

פרקטיקת ניהול פיננסי נכונה יכולה להביא לתוצאות עוצמתיות. באמצעות הפרדת הכספים של העסק מהכספים האישיים, ניתן להבטיח כי גם במקרה של לחצים פיננסיים, יינתן דגש לתשלום שכר עצמי כדי להפחית את הסיכון הפיננסי ולשמור על יציבות העסק. ניהול פיננסי מקצועי כולל בתוכו גם השקעה בהבנה רחבה של נתוני הכספים, עם שימוש במסמכים פיננסיים רגישים כמו דוחות רווח והפסד ודיווחי אשראי. כמו כן, יש ליישם שיטות עבודה מומלצות לניהול חשבונות, המבטיחות את הסדר והשקיפות בנתונים הפיננסיים.

לצד כך, חשוב להבין את החשיבות של דירוג האשראי העסקי, כאשר דירוג טוב יכול להשפיע על יכולת העסק לקבלת אשראי , מה שיכול לסייע לו להתקדם ולהתפתח. כמו כן, תכנון מס יעיל ומדויק עשוי להפחית את נטל המיסים (שמחלקם אף ניתן להימנע מראש בזכות תכנון יעיל) וכך לשמור על היציבות הכלכלית של העסק.

ולבסוף, אפשרויות לקבלת הלוואה לעסק קטן עשויה לסייע לכם לא להיקלע למשברים פיננסיים ולהבטיח שתמיד תהיה זרימת מזומנים מספקת כך שהעסק שלכם ימשיך לצמוח.