חשבונית דיגיטלית (אונליין) – השוואה בין החברות המומלצות ביותר (2023)

מהי חשבונית דיגיטלית?

חשבונית דיגיטלית (המכונה לעיתים גם חשבונית ירוקה), הינה מסמך ממוחשב המחליף את חשבונית הנייר המוכרת. החשבונית הדיגיטלית מופקת אוטומטית על ידי מערכות ייעודיות, בהתאם לנתונים המוכנסים אליה על ידי בעל העסק או האחראי על הפקתה. החשבונית מופקת כקובץ סגור (אינו ניתן לשינוי לאחר הפקתו) עם חתימה דיגיטלית המעידה על כך שמדובר בקובץ יחיד וייחודי, בדיוק כמו חשבונית נייר.

הפקתה של החשבונית מתאפשרת בקלות על ידי הכנסת הפרטים הרלוונטיים באופן ידני, או לחלופין באופן אוטומטי (כדוגמת חשבונית המופקת בעת רכישה באתר מכירות). חשבונית זו נמסרת ללקוח באמצעות שליחתה במייל ומתועדת ומתוייקת אוטומטית במערכת, באופן המאפשר למורשים צפייה בה מכל מקום ובכל רגע נתון.

יתרונות חשבונית דיגיטלית

המעבר לשימוש בחשבונית דיגיטלית נועד לייעל את ההתנהלות הנוגעת להפקת חשבונית בגין כל עסקה שמתבצעת ומעניק לבעל העסק יתרונות רבים:

חסכון משמעותי בזמן – אתם יכולים לשכוח מההמתנה לקבלת פנקס החשבוניות מבית הדפוס, הלקוחות שלכם יכולים לשכוח מהמתנה לקבלת החשבונית בדואר ושניכם יחד יכולים לשכוח מבזבוז הזמן הנדרש לכתיבת החשבונית בעת הרכישה. השימוש בחשבונית הדיגיטלית מאפשר לכם יצירת חשבונית, עריכתה ושליחתה באופן מיידי באמצעות מערכת ממוחשבת פשוטה ואינטואיטיבית.

שימוש במערכת זו יוצר חיסכון בזמן ומשאבים: החל מביטול הצורך בהזמנת פנקסים מודפסים, דרך חיסכון בזמן הנדרש לכתיבתם ועד ליכולת להימנע מהתעסקות בניירת ובתיוקה. מדובר בהתייעלות ארגונית משמעותית בכל הנוגע להתנהלות הפנימית והחיצונית עם חשבוניות וקבלות.

בנוסף לכך, בניגוד לשימוש בחשבוניות כתובות המצריך הן כתיבת חשבונית והן כתיבת קבלה לאחר ביצוע התשלום, השימוש בחשבונית דיגיטלית מאפשר הפקת חשבונית אוטומטית לאחר קבלת התשלום, בהתאם לפרטים שהוכנסו לחשבונית שהופקה, ללא כל צורך בהקלדת הפרטים בשנית.

כמו כן, השימוש במערכת מתאפשר כאמור לכל עובד או מנהל בעסק ואינו מצריך כל הכשרה, כך שהפקת החשבוניות והקבלות ניתנת לביצוע על ידי כל מי שהוגדר כמורשה לכך, ללא כל צורך להמתנה למנהל או עובד אחד האחראי על נושא זה.

תיעוד, סדר וארגון – המעבר לחשבונית דיגיטלית יוצר באופן אוטומטי סדר וארגון בכל הנוגע לחשבוניות ולקבלות המופקות, הן ברמת ההתנהלות הפנימית של העסק והן מול הלקוחות. החשבוניות נשמרות כולן באופן מרוכז בענן ומאפשרות איתור, צפייה, שליחה, שחזור והדפסה, מכל מקום ובכל רגע נתון. בנוסף, מקושרת כל חשבונית גם לקבלה ומאפשרת מעקב קל ופשוט אחר בקשות תשלום וגביה.

חלק מהמערכות המשמשות להפקת חשבונית דיגיטלית אף מציעות תכונות, כלים ועזרים נוספים ובהם כלים סטטיסטיים הנוגעים להכנסות, אפשרות להשוואה מול שנה קודמת, שמירת פרטי הלקוחות למילוי אוטומטי ומהיר בחשבונית, שליחה אוטומטית לרואה החשבון ועוד.

התנהלות קלה מול הלקוחות – בעוד השימוש בחשבוניות הכתובות מאלץ את בעלי העסק לחפש אחר חשבוניות וקבלות בכל פניה של לקוח הנוגעת לעניין זה, השימוש בחשבונית דיגיטלית הופכת את ההתנהלות מול הלקוח ליעילה ופשוטה ביותר. עם פנייתו של הלקוח ניתן לאתר בקלות את המסמך הנדרש בתוך שניות ולשלוח אותו באופן מיידי. כך, גם הלקוח נהנה משירות משופר ומהיכולת לקבל מענה מיידי לבקשותיו, במקביל לקבלת מסמכים הניתנים לשמירה במחשב, התורמים לסדר וארגון גם בצד שלו.

כמו כן, המסמכים הממוחשבים מבטיחים כי החשבוניות והקבלות יופקו עם כתב קריא וברור, באופן הנתפס על ידי הלקוחות כמקצועי.

שמירה על איכות הסביבה – עם הגברת המודעות להתנהלות "ירוקה", השימוש בחשבוניות דיגיטליות מייתר את הצורך בהדפסת מסמכים ובבזבוז מיותר של דפים, דיו, חשמל, קלסרים ומקום במשרד.

דוחות לרשויות המס

על פי חוק, מחוייב כל בעל עסק בדיווח לרשויות המס על הכנסותיו, המתבסס על כלל החשבוניות והקבלות שהפיק העסק במהלך שנת המס.

המערכות הרבות המציעות כיום שירותי הפקת חשבונית דיגיטלית, כוללות בין היתר גם כלים ייעודיים, המשמשים להפקת דוחות חשבונאיים ובהם גם דוחות המיועדים לרשויות המס. כך, בעצם השימוש בחשבונית דיגיטלית, נהנים בעלי העסקים גם מהיכולת להפיק בקלות ובאופן אוטומטי דוחות, אשר עבור חלקם נהגו להיעזר בעבר בשירותי רואה חשבון. הפקת הדוחות, כמו השימוש ביתר הפונקציות והכלים של מערכות הפקת חשבונית דיגיטלית, אענה מצריכה כל ידע חשבונאי וניתנת לביצוע על ידי כל אחד ממורשי השימוש במערכת.

כך תבחרו את החשבונית הדיגיטלית המתאימה ביותר לעסק שלכם

כיום, מוצעות מערכות רבות המשמשות להפקת חשבוניות דיגיטליות והמציעות במקביל עוד שלל פונקציות, כלים ועזרים. על מנת לבחור את שירותי הפקת החשבוניות הדיגיטליות המותאם לעסק שלכם, עליכם לבחון מגוון קריטריונים ובהם נוחות וחוויית השימוש במערכת, השירות והתמיכה המוצעים על ידי החברה המספקת את המערכת, ניסיון ויכולות החברה, התכונות והפונקציות הנכללות במערכת, מחיר השימוש במערכת, הטכנולוגיה ורמת האבטחה ועוד.

אנחנו באקספרט נשמח לסייע לכם, בעלי העסקים, לבחור את שירות הפקת החשבוניות הדיגיטליות המתאים ביותר לכם, לעסק שלכם ולאופי פעילותו. כך, תוכלו גם אתם להתקדם וליהנות מהפקת חשבוניות דיגיטליות, בקלות, בפשטות וביעילות מקסימלית.