מרכזיה לעסק (IP, בענן) החברות המומלצות ביותר 2024

בתחילת המאה ה-21 היו קיימות מספר מצומצם של סוגי מרכזיות, כיום בתחילת העשור השלישי של המאה אנחנו נחשפים לכמות לא מבוטלת של סוגי מרכזיות, החל ממרכזיות אנלוגיות ותיקות ועד למרכזיות IP על בסיס ענן. ריכזנו עבורכם את 3 המערכות הנפוצות ביותר כיום:

1. מרכזיה אנלוגית – מרכזיות אנלוגיות הן המרכזיות הוותיקות והן קיימות כבר משנות ה-80 של המאה הקודמת. כיום מעט מאוד עסקים משתמשים בהן וחשוב לציין כי שימוש במרכזיה אנלוגית היה מצריך חיבור רציף לקו הטלפון, מה שהיה מגביל אותנו לכמות השיחות הנכנסות והיוצאות. המשפט המזוהה ביותר עם מרכזיות אנלוגיות הוא שצריך ללחוץ על 9 ואז לחייג. במקרים אלו היינו יכולים להסיק שמדובר במרכזיה אנלוגית אם שדרוג למרכזיית IP או דיגיטלית שמאפשר לה לחייג למספר טלפונים חיצוניים במקביל ואפילו שימוש בחיבור ישיר פנימי.

2. מרכזיה דיגיטלית – מרכזיות דיגיטליות הינן מרכזיות שמעניקות לנו את האפשרות לחייג למספר גדול של שיחות במקביל באמצעות תוכנה המותקנת על שרת המרכזיה ובכך מסייעת לנו להוציא מספר שיחות על קו טלפון אחד. שימוש במרכזיות אלו תפס תאוצה אמנם, אך הטכנולוגיה הקיימת היום גרמה למרכזיות הללו להיות פחות שימושיות ולעבור לשימוש במרכזיות כגון IP או VOIP.

3. מרכזיית IP או Voice over IP) VOIP) – מרכזיית IP או מרכזיית VOIP הינן מרכזיות הפועלות באמצעות רשת האינטרנט לצורך העברת נתונים ושיחות. הטכנולוגיה הייחודית שמאפשרת להשתמש ברשת האינטרנט לצורך שיחות מאפשר לעסקים וארגונים לחסוך בעלויות בעזרת המערכות החכמות הללו ולקבל שירות ויכולות מהמתקדמות ביותר. מרכזיות IP ומרכזיות VOIP מאפשרות לנו ניתוב מהיר של השיחות, הקלטת שיחות נכנסות ויוצאות וחיוג שיחות ללא צורך "לתפוס קו".

על מנת שנוכל לבחור מרכזיה עלינו לוודא שהיא מכילה את הפרמטרים הבאים:

♦ גודל העסק והארגון – אפיינו את כמות המשתמשים. חברות אשר מספקות את השירות הטלפוני מציעות מגוון רחב של חבילות לפי כמות המשתתפים. הקפידו לוודא בתוך הארגון למי באמת יש צורך בטלפון ורק לאחר מכן בדקו מול חברות הטכנולוגיה. חברות אשר מספקות מרכזיות VOIP נוטות לקבוע כמות משתמשים מינימלית מה שיכול להקשות על הרכישה, לכן הקפידו לוודא שהחברה שאתם בוחרים נותנת מענה לכמות המשתמשים שבאמת דרושה לכם.

♦ האם יש לכם מוקד מכירות או שירות – במידה והתשובה כן! עליכם להבין שאתם צריכים מרכזיה שתאפשר לכם למדוד שיחות וכמות חיוגים כולל גם הקלטות שיחה.

♦ פעילות תפעולית ואדמיניסטרטיבית – כמו שציינו בתחילת המאמר תפקיד המרכזיה הינו רחב והיא מאפשרת לנו לנהל עובדים ולסייע בקבלת פקסים למייל, נוכחות ועוד. לכן אם כיום אתם משתמשים בפקס או אין לכם מערכת נכוחות נסו לבחור מרכזיה שתעניק לכם את הכלים הללו.

♦ חיבור IP מבוסס ענן – מרכזיות VOIP משתלטות על הפעילות העסקית וכיום מרכזיה שלא תומכת בתחום הזה אינה רלוונטית לשימוש, בייחוד כשהיום העבודה לא נגמרת אך ורק בין תחומי המשרד ויש צורך גובר בפעילות שנעשית דרך הנייד ומחוץ לעבודה. במקרים כאלו מרכזיה בענן היא הפתרון בשבילכם!

♦ חיבור לטלפונים ניידים – בחרו חברת טכנולוגיה שמציעה לכם מרכזיה שתומכת בטלפון נייד ובכך תוכלו להעניק גמישות רחבה יותר לאנשי השטח בארגון או בעסק. הקפידו לבדוק שתוכלו לקבל שליטה על השיחות וניתוב השיחות של הטלפונים הניידים ממש כמו הנייחים או SOFT PHONE שהוא טלפון המחובר ישירות למחשב.

אז לאחר שהסברנו מה תפקידה של המרכזיה הטלפונית, אילו סוגי מרכזיות נפוצות ישנן ומה חשוב לבדוק לפני שרוכשים מרכזיה, כעת נציין מה עלויות הדרושות להקמה ותפעול המערכת וכמובן מה התשתיות הנחוצות. אז מה עלינו לדעת בנושא זה?

1. תשתיות – כמו בכל הטמעת מרכזיה טלפונית עלינו להכין תשתית ייעודית לצורך המרכזיה. כמו ציינו מרכזיית VOIP הינה מרכזיה שדורשת חיבור רציף לרשת האינטרנט של עסק או הארגון לכם עלינו להקפיד שלאחר האפיון של כמות המשתמשים נכין מספיק נקודות רשת לצורך חיבור המחשבים או הטלפונים החכמים.

נקודה נוספת בתחום התשתיות שעלינו לוודא לפני הרכישה היא מהירות הגלישה או יציבות הפס. חברות הטלפוניה דורשות תנאי סף מינימליים לצורך התקנת המערכת ורק לאחר שארגון עומד בתנאי אלו ניתן לחברו למרכזיה. הקמת התשתית יכולה להגיע לסכומים של 200 ₪ לצורך חיבור נקודת רשת אחד וכמובן העלות החודשית של ספק האינטרנט לכן הקפידו לוודא באמת את כמות המשתמשים על מנת למנוע עלויות מיותרות.

2. עלויות – שלב העלויות במרכזיות טלפוניות הינו פשוט אך מתחלק ל-2 סוגי עלויות העיקריות.

• עלות הקמה – עלות זו הינה עלות חד פעמית שחברות הטכנולוגיה דורשות על מנת להגיע אל העסק או הארגון לצורך הקמת תשתית המערכת וחיבור הטלפוניה. עלות הקמה בארגון קטן יכולה להתחיל בסכומים של 450 ₪ ועד 5,000 ₪. עלות זו ברוב המקרים חד פעמית כמו שציינו אך חשוב לבדוק שהיא כוללת בתוכה את כל הציוד הרלוונטי להקמת המערכת הטלפונית כזאת שלא תצריך מאיתנו עלות נוספת בהמשך.

• עלות תפעול שוטפת – לאחר שהקמנו את המערכת נשארו לנו עלויות תפעול שוטפות. עלות התפעול במרכזיות VOIP ברוב המקרים היא חודשית ודורשת תשלום כמו על כל משתמש, דקות שיחה ושירותים נוספים. החברות המובילות לטלפוניה מתחילות בעלות של 25 ₪ למשתמש וככל שנתקדם בשירותים כך העלות למשתמש תעלה. לגבי דקות השיחה חשוב לבדוק שדקת שיחה הינה במחיר ממוצע של 8 אג' לדעת שיחה מה שיצדיק את העלות הזולה של השימוש במערכת VOIP.

חשוב לציין שיש חברות שדקת שיחה אצלן גבוהה משמעותית מ-8 אגורות, אך ברוב המקרים הם מעניקים כלים נוספים לצורך מדידה וניתוח השיחות, כגון חיבור לקו וירטואלי שמאפשר לנו לנהל קמפיינים ועוד.

3. זמני התקנה – שלב האחרון בהקמת המערכת הוא זמני ההתקנה שכיום גמישים מאוד ומאפשר לבעל העסק לקבוע זמן הגעה של טכנאי. ברוב המקרים אין צורך של מומחה מטעם בעל העסק או נוכחות של בעל העסק עצמו. כמו שציינו חיבור מרכזיית VOIP דורש תשתית טכנולוגית בלבד והחיבור נעשה מרחוק או באמצעות הטכנאי הנוכח בעת התקנה.